Floskeln sind in der modernen Korrespondenz schon lange verpönt. Und doch werden sie immer noch rege eingesetzt. Warum ist das so? Ganz einfach: Oft fehlt es uns an Ideen, wie wir eine Floskel umgehen können. Zudem fallen uns unter Zeitdruck nur selten frische Formulierungen ein. Der Griff zur Floskel ist geradezu verlockend. Show
Allerdings: Langweilige Floskeln einzusetzen, lohnt sich nicht. Denn was wir schon zig-Mal gelesen haben, nehmen wir gar nicht mehr richtig wahr. Zudem verfehlt eine E-Mail ihr Ziel, wenn sie klingt wie vor 15 Jahren. «Das Risiko ist gross, dass die Lesenden hinter einem altmodischen Text auch ein verstaubtes Unternehmen sehen.» Wie können wir es also besser machen? Ein paar frische Formulierungen finden Sie am Ende dieses Beitrages. Vorher gilt es zu verstehen, warum wir modern schreiben sollten. Der Inhalt Ihrer E-Mail ist selbstverständlich von Ihrem Anliegen abhängig, es gibt jedoch Formulierungen, auf die für (fast) jede geschäftliche E-Mail zurückgegriffen werden kann. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige dieser Bausteine vorstellen. Betreff:Die Betreffzeile enthält das Thema der E-Mail. Sie sollte kurz und prägnant im Nominalstil verfasst sein, z.B. „Stand Projekt…“ Begrüßung:Die Anrede entscheidet bereits darüber, welchen Eindruck Ihre Nachricht beim Empfänger hinterlässt. Hier empfiehlt es sich auf klassische, schnörkellose Wendungen zurückzugreifen, wie:
Dank:Im Anschluss erfolgt, wenn bereits Kontakt bestand, eine Höflichkeitsformel zum Dank. Diese hängt von der Art des Erstkontakts ab und sollte möglichst einfach gehalten werden.
Anliegen:Ihr Anliegen sollten Sie direkt darlegen, ohne um den heißen Brei herumzureden. Wie Sie sich dabei ausdrücken, ist vom Anlass Ihrer E-Mail abhängig.
Bitte:Wenn Sie eine Bitte haben, z.B. um Unterstützung bei einem Projekt, ist es empfehlenswert, selbstsicher aufzutreten und verbindliche Formulierungen zu verwenden, wie zum Beispiel:
Abschluss:Vor der Grußformel bietet es sich an eine weitere Höflichkeitsformel einzusetzen, die Ihre Sympathie für den Empfänger ausdrückt und ihn gleichzeitig indirekt zur Reaktion auf Ihre E-Mail auffordert.
Grußformel:Die Verabschiedung wiederum hängt von Ihrem Verhältnis zum Empfänger ab. Gerade, wenn ein freundschaftlicheres Verhältnis besteht, darf hier gerne variiert werden.
Signatur:Am Ende der E-Mail sollte immer Ihre Signatur stehen. Auf diese Weise verleihen Sie Ihrer Nachricht zusätzliche Seriosität und erleichtern Ihrem Kontaktpartner die weitere Kommunikation. Wichtig:Trotz aller Tipps und Formulierungshilfen gilt auch beim Schreiben geschäftlicher E-Mails: Bleiben Sie sich selbst treu! Wer gerne ausschweifend formuliert, darf das, zumindest an den richtigen Stellen, auch in einer geschäftlichen E-Mail tun. Eine originelle Nachricht mit kleinen Fehlern erzeugt in der Regel mehr Sympathien beim Leser als ein fehlerfreies Floskelfeuerwerk. Daher gilt es, die richtige Mitte zu finden. Wenn Sie diese Hinweise beachten, sollten Sie in Zukunft keine Probleme haben, sicher geschäftliche E-Mails zu formulieren. Unternehmen im 21. Jahrhundert wollen sich nicht nur durch Marketing (Kundendienstpolitik, Gewinnbenachrichtungen und andere Maßnahmen), sondern auch im Alltag innovativ und fortschrittlich präsentieren. Dieser Eindruck entsteht vor allem auch in der Korrespondenz, im Geschäftsbrief, am Telefon und in der allgemeinen Kommunikation. Wer in seiner Geschäftskorrespondenz veraltete Floskeln und Standardsätze verwendet, der schafft nach außen automatisch einen Eindruck von Rückwärtsdenken, das sich schnell auf das Image der gesamten Firma überträgt. Das ist auch wichtig, wenn man eine E-Mail im Auftrag schreibt. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie als Sekretärin oder Assistent im Büro knackig und modern formulieren sowie ein kundenorientiertes Schreiben verfassen können.
In diesem Artikel für Sie:
8 Tipps für zeitgemäße Formulierungen für E-Mails und GeschäftsbriefeGerade in hektischen Situationen, wenn mal schnell ein Brief an den Geschäftspartner oder eine E-Mail an den Kunden verfasst werden muss, verfallen Office-Professionals in alte Floskeln und Standardsätze zurück. Zum Beispiel: „Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“ Diese eingetretenen Pfade, die meist entweder die Anrede, Einstiegssätze oder die Schlussformel betreffen, zu verlassen und auf gängige, oft verstaubte und unkonkrete Formulierungen zu verzichten, kostet zunächst Überwindung. Wenn Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz wirklich konkret, persönlich ansprechend und modern formulieren möchten, ist dieser Beitrag Ihre Anleitung für eine moderne, knackige Ausdrucksweise, an der Sie sich orientieren können und mit der Ihnen der Umstieg gelingt. Um Geschäftsbriefe und Mails kundenorientiert und modern zu formulieren, sollten Sie die folgenden 8 Tipps beachten: 1. Stellen Sie Ihre Kunden in den Mittelpunkt. 2. Vermeiden Sie Floskeln und Standardsätze. 3. Formulieren Sie positiv. 4. Verfassen Sie kurze Sätze, verzichten Sie auf Schachtelsätze. 5. Verzichten Sie auf Abkürzungen und Wortmonster. 6. Benutzen Sie aktive Verben anstatt Substantive. 7. Formulieren Sie Aktiv- anstatt Passivsätze. 8. Achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung.
So modernisieren Sie Ihren Schreibstil
Download gratis anfordern E-Mail-Newsletter: working@office, Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG. Sie können sich jederzeit über einen Link am Ende jeder Ausgabe oder unter 0228-9550-100 abmelden. DatenschutzhinweiseModern formulieren: Textbausteine für offizielle Schreiben„Bezugnehmend auf Ihre Anfrage nutzen wir die Gelegenheit, uns bei Ihnen zu melden“ - mit solch einem Einstiegssatz wirkt Ihr Schreibstil schnell beliebig. Wenn Sie das vermeiden möchten, streichen Sie diese Fossilien aus Ihrem Wortschatz. „Bezugnehmend“ ist ein archaischer Begriff, der in der Ausdrucksweise moderner Unternehmen nichts mehr zu suchen hat. Das gleiche gilt für „… wie telefonisch besprochen.“ Ob altmodisch oder modern formuliert, sollte Ihr Schreiben oder Ihre E-Mail dennoch die übliche Struktur vorweisen. Zu dieser gehören:
Folgend finden Sie Tipps und Textbausteine für modern formulierte Geschäftsbriefe und Mails.
Tipp: Wählen Sie eine knackige Betreffzeile Die Betreffzeile sollte knackig, aber zugleich aussagekräftig sein. Denn vor allem bei der Mail ist es das erste, was Ihr Kunde oder Ihre Kundin wahrnimmt. Altmodisch und langweilig Knackig und kundenorientiert Einladung zum Bewerbungsgespräch Ihre Bewerbung hat uns gefallen Ihre Beschwerde vom 05.05.2021 Ihr Anliegen ist uns wichtig! Mahnung Ratenzahlung Haben Sie uns vergessen?
Tipp: Moderne Anrede und Einstiegssätze in E-Mail oder Brief Vermeiden Sie besonders am Anfang negative Einstiegssätze, steigen Sie stattdessen positiv in Ihr Schreiben ein. Das wird Ihr Kunde nämlich besser in Erinnerung behalten. Natürlich gibt es negative Themen wie zum Beispiel eine Mahnung oder Absage, bei denen es schwerfällt, positiv zu bleiben. Hier empfiehlt sich, die Schärfe aus der Formulierung herauszunehmen, z.B. indem man sofort den Grund nennt. Vermeiden Sie diese Formulierungen So formulieren Sie eindeutig und modern Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Hause. Negativ: Verwenden Sie nie das Wort „Hause“. Es ist kein „Hause“, das den Kunden interessiert, sondern ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung. Außerdem klingt diese Floskel sehr beliebig. Es kann sich hierbei sowohl um ein Hotel als auch einen Stromanbieter handeln. Trotzdem findet man diesen Satz immer wieder, wenn Unternehmen Angebote an ihre Kunden versenden oder Infomaterial verschicken.
Leider können wir Ihre Bücher nicht pünktlich liefern. Wir freuen uns, dass Sie bei uns übernachten werden. (formuliert ein Hotel) Danke, dass Sie sich für unseren Stromtarif „Strom XXL“ interessieren. (formuliert für einen Stromanbieter) Danke, dass Sie uns die Möglichkeiten geben, Sie im Einzelnen über unser Sortiment an Kinderkleidung in Größe 92 zu informieren. (formuliert für eine Modelinie) Positiv: Wichtig ist, dass der Anfang sehr konkret formuliert ist und einen konkreten Bezug zum Unternehmen hat. Die Anfrage oder der Auftrag muss klar daraus hervorgehen.
Sie erhalten Ihre Bücher druckfrisch in sechs Tagen. Leider hatten wir technische Probleme.
Tipp: Unnötige Einleitungen in E-Mail und Geschäftsbriefen Aus Gründen der Höflichkeit wird in altmodisch wirkenden Texten häufig umständlich und aufgebläht formuliert. Dazu nutzt man oftmals das Verb „möchten“. Doch statt zu „möchten“, könnten Sie es in Ihrer Korrespondenz auch aktiv so formulieren, dass Sie es einfach tun. Diese Formulierungen sind umständlich So formulieren Sie klarer und trotzdem höflich Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Angelegenheit haben klären können. Wir freuen uns, dass wir die Angelegenheit klären konnten. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Unterlagen bereits verschickt wurden. Wir haben die Unterlagen bereits verschickt. Wir möchten Sie bitten, sich am Empfang zu melden. Bitte geben Sie am Empfang Bescheid, wenn Sie da sind. Wir möchten Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür einladen. Wir laden Sie herzlich zu unserem Tag der offenen Tür ein. Tipp: Formulieren Sie mehr so, wie Sie schreiben Viele Assistenten und Sekretärinnen verwenden schon ganz automatisch komplizierte Konstrukte. Wörter und Sätze, die Sie in der gesprochenen Kommunikation niemals über die Lippen brächten, gehen Ihnen mit der Tastatur locker von der Hand und aufs Papier Ihrer Geschäftskorrespondenz. Und häufig kommen dabei Formulierungen heraus, die aus einer anderen Zeit zu stammen scheinen und den Lesefluss stören können. Diese Formulierungen wirken umständlich So formulieren Sie eher wie gesprochen
Negativ: So würden Sie nie sprechen, wenn Sie sich von einem Geschäftspartner verabschieden. Daher wirkt ein solcher Stil auch aufgesetzt und wenig authentisch oder überzeugend.
Positiv: Diese Worte klingen freundlich, persönlich und nicht aufgesetzt.
Negativ: Das muss man fast zweimal lesen, um es zu verstehen. Außerhalb der juristischen Sprache sollte eine solche Grußformel allenfalls verwendet werden, wenn Sie Rechnungstexte verschicken.
Positiv: Dieser Satz wirkt klar, leicht und modern.
Negativ: Dieser Satz wirkt nicht nur floskelhaft, sondern er ist auch unklar. Muss der Empfänger die Anlagen persönlich vorbeibringen oder kann er sie auch per Brief oder per E-Mail schicken?
Positiv: Dem Empfänger ist hier klar, was er genau zu tun hat. Es ist kundenorientiert und modern formuliert.
Tipp: Fach- und Fremdwörter in der Geschäftskorrespondenz Welches Wissen und welche Hintergrundinformationen können Sie beim Empfänger voraussetzen? Kennt er den Fachjargon und die Abkürzungen, die Sie üblicherweise branchenintern verwenden? Was Sie als „normal“ empfinden, ist für Ihren Korrespondenzpartner vielleicht Neuland. Dadurch entstehen schnell Missverständnisse. Gestalten Sie Ihren Geschäftsbrief immer klar und verständlich. Text mit Fachbegriff So formulieren Sie wirklich persönlich und herzlich Wir liefern zum vereinbarten Preis ein VA-Absperrgitter. Negativ: Weiß der Kunde, wofür die Abkürzung VA steht? Nicht notwendigerweise. Erläutern Sie es lieber in aller Form. Wir liefern Ihnen zum vereinbarten Preis ein Absperrgitter in Edelstahl (Qualität VA). Positiv: Hier wird deutlich, um was es sich genau handelt. Die VA-Qualität kann man leider nicht ausschreiben – dennoch kann der Kunde schon auf den ersten Blick erkennen, was er bestellt hat. Im Zweifel bleibt die Möglichkeit, sich noch weiter zu informieren. BV: Wohnhaus Kesselstraße in Bremerhaven Negativ: Die Abkürzung „BV“ steht für Betriebsvereinbarung und könnte an dieser Stelle auch weggelassen werden. Sie ist überflüssig und sorgt bei branchenfremden Menschen für Verwirrung. Bau Ihres Hauses in der Kesselstraße Positiv: Wenn Sie auf die Abkürzung verzichten, weiß jeder worum es geht. Es fehlt keine Information. Modern Formulieren: Beispiele und Textbausteine für Geschäftsbriefe und MailsVerzichten Sie auf Abkürzungen in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz: Im Beispiel oben findet sich schon die Abkürzung „BV“, die auch zum Thema Fachjargon gehört. Unsere Empfehlung lautet aber auch, dass Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz nicht nur Fachabkürzungen vermeiden, sondern jegliche Abkürzung. Warum? Sie kürzen vermutlich ab, um Zeit zu sparen oder weil Sie keine Lust haben, etwas auszuschreiben. Und genau das kommt auch beim Empfänger so an. Er ist es Ihnen nicht wert, dass Sie ein Wort ausschreiben oder sich die Mühe machen, nach einer alternativen Formulierung zu suchen. Abkürzungen sind innerhalb einer geschäftlichen Korrespondenz nicht wertschätzend, sondern eher respektlos und wenig kundenorientiert.
Ein Beispiel zur Begrüßung im Büro: Sie kommen am Morgen in Ihr Büro und murmeln „Morgen“ zur Begrüßung. Das wirkt wenig höflich und drückt aus, dass Sie eigentlich wenig motiviert sind, den Tag im Büro zu beginnen. Wäre es nicht viel schöner, wenn Sie einander mit einem „Guten Morgen“ begrüßen würden? Genauso verhält es sich auch mit Abkürzungen, die Sie in der schriftlichen Korrespondenz verwenden. Mit Abkürzung Ohne Abkürzung Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie bzw. Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden. Bitte lassen Sie uns wissen, ob Sie oder Ihr Kollege an der Veranstaltung teilnehmen werden. Teilen Sie uns mit, ob Sie ggf. etwas früher kommen können. Sagen Sie uns bitte noch Bescheid, ob Sie an diesem Tag etwas früher zu uns kommen können. Nach Rücksprache mit unserem Hr. Meyer … Wir haben mit unserem Kollegen Claus Meyer über Ihren Wunsch gesprochen.
Verwenden Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz Verben statt Substantive: Zu viele Substantive machen Sätze schwer verständlich und stören den Lesefluss. Verben lassen Ihren Schreibstil lebendig wirken und machen Texte leichter lesbar. Vermeiden Sie in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz vor allen Dingen Substantive, die mit „-ung“ oder „-nahme“ enden. Schwer und substantivlastig Leicht und mit Verben formuliert Wir bitten um Überweisung des Geldes auf unser Konto. Bitte überweisen Sie das Geld auf unser Konto. Zwecks baldiger Terminierung bitten wir um Ihre Kontaktaufnahme. Bitte rufen Sie uns am besten noch in dieser Woche an, damit wir einen Termin vereinbaren können. Wir bitten um Beachtung der AGB. Bitte beachten Sie unsere AGB.
Finger weg von „zwecks“, „mittels“ und „betreffs“: Die Präpositionen „zwecks“, „mittels“, „betreffs“ gehören ebenfalls nicht zu Ihrem gesprochenen Wortschatz und sollten Ihnen deshalb verdächtig vorkommen. Sie wirken altmodisch und haben mit modernem Formulieren nichts zu tun. Mit Präposition Leicht und mit Verben formuliert Bitte setzen Sie sich mit unserer Frau Schneider zwecks Terminabsprache in Verbindung. Bitte rufen Sie Sabine Schneider an, um mit ihr einen Termin abzustimmen. Mittels der von uns gestellten Unterlagen ist eine Vorbereitung auf den Workshop möglich. Sie können sich mit den Unterlagen, die Sie von uns erhalten haben, auf den Workshop vorbereiten. Betreffs der mehrfach stattgefundenen Unterredungen überreichen wir Ihnen heute die von uns erstellte Präsentation. Sie erhalten heute die Präsentation, die wir im Anschluss an unsere Meetings erstellt haben.
Schreiben Sie nicht „unsererseits“ und „Ihrerseits“: Beide Wörter sind sehr beliebt, wenn der formulierte Satz sich besonders höflich und „gebildet“ anhören soll. Doch mit dieser Ausdrucksweise wirken Sie leider distanziert und altmodisch. Dabei lassen sich die beiden Sprachungetüme ganz leicht durch „wir“ und „Sie“ ersetzen. Mit „Ihrerseits“ und „unsererseits“ Ersetzt durch „Sie“ und „wir“ Bitte lassen Sie uns wissen, ob Ihrerseits einer Teilnahme etwas im Wege steht. Bitte geben Sie uns Bescheid, ob Sie teilnehmen werden. Unsererseits bestehen keine Bedenken. Wir haben keine Bedenken. So gelingen Ihnen moderne Schlussformeln„Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung“. Eine häufig verwendete Grußformel für die Bitte um Rückmeldung, die jedoch durch das „jederzeit“ ein wenig übertrieben ist. Auch klingt das „zur Verfügung stehen“ eher nach einer Ware im Regal, nicht nach realen Personen, die Auskünfte geben. Wenn auch Sie sich dabei erwischen, dass Sie floskelhafte Redewendungen verwenden, haben wir hier für Sie Formulierungsvorschläge, die über die üblichen Standardsätze hinausgehen. Moderne Formulierungsvorschläge für Ihre Grußformel
Muster und Beispiele: modern formulieren in Geschäftsbriefen und E-MailsIm Folgenden geben wir Ihnen gerne drei Beispiele, unter anderem einen Brief oder Mail auf Englisch, für moderne Formulierungen innerhalb Ihrer geschäftlichen Korrespondenz an die Hand.
So modernisieren Sie Ihren Schreibstil
Download gratis anfordern Textbeispiel 1: Terminbestätigung per E-Mail Guten Tag, Herr Dr. Meyer, zur Sicherheit bestätige ich Ihnen die Vereinbarungen, die wir am Telefon getroffen haben, kurz schriftlich: Sie treffen sich mit Herrn Dr. Dirk Paulsen am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unserem Unternehmen in Hamburg in der Spitalstraße 18. Zwei Stunden sind für diesen Termin reserviert. Eine Anfahrtsskizze habe ich als PDF mitgeschickt, damit Sie problemlos zu uns finden. Freundliche Grüße aus Hamburg Textbeispiel 2: Einladung zum Vorstellungsgespräch Die erste Hürde haben Sie genommen! Guten Tag Frau Schubert, Ihre Bewerbung hat uns gefallen, Sie sind in der engeren Wahl. Wir möchten Sie gern persönlich kennen lernen und laden Sie zu einem Vorstellungsgespräch ein. Bitte kommen Sie am Mittwoch, 18. September 20.., um 14 Uhr in unser Unternehmen. Ihr Gesprächspartner wird unsere Personalchefin Thea Mertensmeier sein. Zur besseren Orientierung erhalten Sie mit dieser E-Mail eine Anfahrtsskizze. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Elke Sommer (Telefon: 030 5531194). Wir wünschen Ihnen eine gute Anreise und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen. Freundliche Grüße Zuber GmbH i. A. Stefanie Köster Textbeispiel 3: Geschäftsbrief auf Englisch Dear Mr Schneider Bernd Meier sends you his best regards and has asked me to inform you that he has received and of course read your email. He would prefer to reply to your enquiry when he returns on … and hopes you will give him this 'breathing space'. If we don’t hear anything from you to the contrary we will assume that this request has met with your approval. If the matter is urgent, however, please send us a brief email once more. Many thanks. With best regards Meier KG Tanja Sturm Secretary Sales department Fazit: Modern Formulieren ist leichter als gedachtAuch außerhalb des Büros erwischt sich beinahe jeder dabei, immer die gleichen Floskeln und Formulierungen zu verwenden. Machen Sie sich im ersten Schritt also bewusst, welche Floskeln Sie in Ihren geschäftlichen Schreiben (und manchmal auch bei einem freundlichen Telefonat) verwenden und ersetzen Sie diese durch moderne Textbausteine. Das peppt jede Korrespondenz auf und beweist, dass Sie ein modernes, kundenorientiertes Unternehmen mit kreativen Mitarbeitern sind. Stellen Sie beim Schreiben der Briefe oder Mails außerdem Ihren Kunden oder Kundin in den Mittelpunkt. Wie formuliert man einen Schlusssatz?34 Beispiele für Schlusssätze. Wenn Sie noch/weitere Fragen haben, melden Sie sich bitte.. Ich freue mich schon, Sie persönlich kennenzulernen!. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei/für …!. Entschuldigen Sie bitte! ... . Geben Sie mir bitte bekannt, wann und wie ich Sie am besten erreiche. ... . Ich freue mich auf …. Wie beende ich eine geschäftliche E Mail?Beste Grüße - immer noch nett und formell, fühlt sich aber freundlicher an als „Viele Grüße“. Mit freundlichen Grüßen - die gängigste Formel. Noch etwas freundlicher und einen Schlag formeller. Herzliche Grüße - das ist eine schöne Verabschiedung, besonders nach einer Dankesmail.
Wie bedankt man sich am Ende einer Mail?Vielen Dank für Ihre Zeit – wenn Ihnen jemand geholfen hat, ist es viel besser, sich bei ihm zu bedanken, als mit einem allgemeinen “Beste Grüße” zu enden. Danke/Danke dir/Ihnen – einfach, aber funktioniert in fast jeder Situation.
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