Microsoft Excel ist ein vielseitiges Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Sie Datenreihen auch optisch aufbereiten können. Eine Option hierbei ist das Markieren bestimmter Daten mit Farbe. Sie haben in Excel aber auch die Möglichkeit sich eine Zelle, ein Funktionsergebnis
oder sonstiges markieren zu lassen. Liegt zum Beispiel das Ergebnis einer Wenn-Dann-Funktion in einem bestimmten Bereich, können Sie sich diesen mit Farbe ausfüllen lassen. Bei Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit, eine Zelle für bestimmte Inhalte unterschiedlich … Weiterlesen:
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Möchten Sie mehr erfahren?Anwenden einer bedingten Formatierung mithilfe der Schnellanalyse Hinzufügen, Ändern, Suchen oder Löschen bedingter Formate Bringen Sie bedingte Formatierung auf ein neues Niveau
Bedingte Formatierung funktioniert in der Regel auf gleiche Weise in einem Zellbereich, einer Excel-Tabelle oder einem PivotTable-Bericht. Die bedingte Formatierung in einem PivotTable-Bericht bedarf jedoch einiger zusätzlicher Überlegungen:
Die Standardmethode zum Definieren des Bereichs von Feldern im Wertebereich ist die Auswahl. Sie können diese Methode in die Bereichsdefinition durch ein entsprechendes Feld oder ein Wertfeld ändern. Dazu verwenden Sie das Optionsfeld Formatierungsregel anwenden auf, das Dialogfeld Neue Formatierungsregel oder das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten.
Hinweis: Die Schnellanalyse ist in Excel 2010 und vorherigen Versionen nicht verfügbar. Verwenden Sie die Schaltfläche „Schnellanalyse“ , um eine bestimmte bedingte Formatierung für die markierten Daten anzuwenden. Die Schaltfläche "Schnellanalyse" wird automatisch angezeigt, wenn Sie Daten markieren.
Wenn Sie sich ein Video anschauen möchten, in dem gezeigt wird, wie die Schnellanalyse zum Anwenden von bedingter Formatierung verwendet wird, sehen Sie sich dieses Video an Video: Verwenden der bedingten Formatierung. Sie können eine Beispielarbeitsmappe herunterladen, die unterschiedliche Beispiele für das Anwenden von bedingter Formatierung enthält, und zwar sowohl mit Standardregeln wie oben und unten, Duplikaten, Datenbalken, Symbolsätzen und Farbskalen, als auch mit manuellem Erstellen eigener Regeln. Herunterladen: Beispiele für bedingte Formatierung in Excel Farbskalen stellen optische Anhaltspunkte zur leichteren Erkennung der Verteilung und Variation von Daten dar. Eine 2-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen zweier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Farbskala (siehe unten) können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen eher grünen Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen eher gelben Farbton aufweisen. Tipp: Sie können Zellen, die dieses Format haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü.
Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen in der Auswahl eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein anderer Wert zurückgegeben wird. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe der Schaltfläche Formatierungsoptionen ändern, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, auf das eine bedingte Formatierung angewendet wurde. Erweiterte Formatierung
Farbskalen stellen optische Anhaltspunkte zur leichteren Erkennung der Verteilung und Variation von Daten dar. Eine 3-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen dreier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere, mittlere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Rot-Farbskala können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen grünen Farbton, Zellen mit mittleren Werten einen gelben Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen roten Farbton aufweisen. Tipp: Sie können Zellen, die dieses Format haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe der Schaltfläche Formatierungsoptionen ändern, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, auf das eine bedingte Formatierung angewendet wurde. Erweiterte Formatierung
Mithilfe eines Datenbalkens können Sie einzelne Zellen leichter im Verhältnis zu anderen Zellen betrachten. Die Länge des Datenbalkens entspricht dem Wert in der Zelle. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. Datenbalken eignen sich zum Ermitteln höherer und niedrigerer Zahlen insbesondere bei großen Datenmengen, z. B. für die am häufigsten und die am seltensten verkauften Spielwaren in einem Bericht zu Saisonverkäufen. Im hier gezeigten Beispiel werden Datenbalken dazu verwendet, besonders große positive oder negative Werte hervorzuheben. Sie können die Datenbalken so formatieren, dass sie jeweils in der Mitte der Zelle beginnen und sich für negative Wert nach links erstrecken.
Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen im Bereich eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein Wert (beispielsweise 0 oder "NV") zurückgegeben wird. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern. Erweiterte Formatierung
Verwenden Sie einen Symbolsatz, um Daten in drei bis fünf durch Schwellenwerte getrennte Kategorien zu klassifizieren und zu kommentieren. Jedes Symbol stellt einen Wertebereich dar. Im Symbolsatz "3 Pfeile" stellt beispielsweise der grüne Pfeil nach oben hohe Werte, der gelbe seitwärts gerichtete Pfeil mittlere Werte und der rote Pfeil nach unten niedrige Werte dar. Tipp: Sie können Zellen mit diesem Format nach ihrem Symbol sortieren. Verwenden Sie dazu einfach das Kontextmenü. Beim hier gezeigten Beispiel wird mit verschiedenen Beispielen für Symbolsätze für die bedingte Formatierung gearbeitet.
Sie können auswählen, dass Symbole nur für Zellen angezeigt werden, die eine Bedingung erfüllen. So können Sie beispielsweise ein Warnsymbol für die Zellen anzeigen, die unterhalb eines kritischen Werts liegen, und keine Symbole für Zellen anzeigen, die oberhalb dieses Werts liegen. Dazu blenden Sie Symbole aus, indem Sie beim Festlegen der Bedingungen die Option Kein Zellensymbol aus der Dropdownliste neben dem Symbol auswählen. Sie können auch eine eigene Kombination von Symbolsätzen erstellen, z. B. ein grünes Häkchen, eine gelbe Ampel und eine rote Flagge. Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen in der Auswahl eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Damit sichergestellt ist, dass die bedingte Formatierung auch auf diese Zellen angewendet wird, verwenden Sie die Funktion IST oder WENNFEHLER, damit kein Fehlerwert, sondern ein Wert (beispielsweise 0 oder "NV") zurückgegeben wird. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern. Erweiterte Formatierung
Um bestimmte Zellen einfacher zu finden, können Sie sie mithilfe eines Vergleichsoperators formatieren. In einem nach Kategorien sortierten Arbeitsblatt für Lagerzwecke könnten Sie z. B. Produkte mit weniger als 10 Stück auf Lager gelb markieren. Sie könnten auch in einem Zusammenfassungsarbeitsblatt für den Einzelhandel alle Filialen mit höheren Gewinnen als 10 %, geringeren Verkaufsvolumen als 100.000 € und der Region "Süd-Ost" kennzeichnen. Bei den hier gezeigten Beispielen wird mit Beispielen für integrierte Kriterien für die bedingte Formatierung (etwa "Größer als" und "Obere %") gearbeitet. Dadurch werden Orte mit mehr als 2.000.000 Einwohnern mit einem grünen Hintergrund und Durchschnittstemperaturen im Bereich der oberen 30 % orange angezeigt.
Hinweis: Sie können Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts kein bedingtes Format nach Text oder nach Datum, sondern nur nach Zahl zuweisen. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern. Wenn Sie sich Videos zu diesen Techniken anschauen möchten, schauen Sie sich das folgende an Video: Bedingte Formatierung von Text und Video: Bedingte Formatierung von Datumswerten. Erweiterte Formatierung
Sie können die höchsten und niedrigsten Werte in einem Zellbereich über einen angegebenen Grenzwert suchen. Beispielsweise können Sie die fünf am häufigsten verkauften Produkte in einem Regionalbericht, die untersten 15 % der Produkte in einer Kundenumfrage oder die 25 höchsten Gehälter in einer Abteilung suchen. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern. Erweiterte Formatierung
Sie können in einem Zellbereich Werte ober- oder unterhalb eines Mittelwerts oder eines Standardabweichungswerts suchen. Zum Beispiel können Sie in einem Jahresleistungsbericht die Mitarbeiter mit überdurchschnittlichen Leistungen suchen, oder Sie können gefertigte Materialien suchen, die bei einer Qualitätsbewertung unterhalb zweier Standardabweichungswerte lagen. Schnellformatierung
Sie können die Methode der Bereichsdefinition für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Berichts mithilfe des Optionsfelds Formatierungsregel anwenden auf ändern. Erweiterte Formatierung
Hinweis: Sie können Feldern im Wertebereich eines PivotTable-Berichts kein bedingtes Format für eindeutige oder doppelte Werte zuweisen. In dem hier gezeigten Beispiel wird eine bedingte Formatierung für die Spalte "Kursleiter" (Instructor) verwendet, um die Kursleiter zu kennzeichnen, die in mehreren Kursen unterrichten (doppelt vorkommende Kursleiternamen werden hellrot hervorgehoben). Rangwerte, die nur einmal in der Spalte "Rang" (Grade) gefunden werden (eindeutige Werte), werden grün hervorgehoben.
Schnellformatierung
Erweiterte Formatierung
Wenn keine der oben aufgeführten Optionen das ist, wonach Sie suchen, können Sie eine eigene Regel zur bedingten Formatierung in ein paar einfachen Schritten erstellen. Hinweise: Wenn bereits eine Regel definiert ist, die nur ein bisschen anders funktionieren soll, dann duplizieren Sie die Regel und bearbeiten Sie diese.
Wenn Sie nicht genau die Optionen sehen, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen bedingten Formatierungsregel benötigen, können Sie eine logische Formel verwenden, um die Formatierungskriterien anzugeben. Sie können z. B. Werte in einer Auswahl mit einem von einer Funktion zurückgegebenen Ergebnis vergleichen oder Daten in Zellen außerhalb des ausgewählten Bereichs auswerten, der sich auf einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe befinden kann. Ihre Formel muss „True“ oder „False“ („1“ oder „0“) zurückgeben. Sie können aber die bedingte Logik verwenden, um eine Reihe entsprechender bedingter Formate, wie z. B. verschiedene Farben für kleine Gruppen von Textwerten (z. B. Produktkategorienamen), zusammenzuführen. Hinweis: Sie können Zellbezüge in eine Formel eingeben, indem Sie die Zellen direkt auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern markieren. Mit dem Markieren von Zellen auf Arbeitsblättern werden absolute Zellbezüge eingefügt. Wenn Sie möchten, dass Excel die Zellbezüge für jede Zelle im markierten Bereich anpasst, wählen Sie relative Zellbezüge aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Ändern eines Zellbezugs und Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Tipp: Wenn mindestens eine der Zellen eine Formel enthält, die einen Fehler zurückgibt, wird bedingte Formatierung nicht auf diese Zellen angewendet. Um dies zu beheben, verwenden Sie IS-Funktionen oder eine IFERROR-Funktion in Ihrer Formel, um einen Wert zurückzugeben, den Sie bestimmen (wie z.B. 0, oder „N/A“) anstelle eines Fehlerwerts.
Das nachstehende Video zeigt Ihnen die Grundlagen der Verwendung von Formeln mit bedingter Formatierung.
Wenn Sie eine vorhandene Formatierung auf neue oder andere Daten auf dem Arbeitsblatt anwenden möchten, können Sie Format übertragen verwenden, um die bedingte Formatierung auf die Daten zu kopieren.
Hinweis: Wenn Sie eine Formel in der Regel verwendet haben, mit der die bedingte Formatierung angewendet wird, müssen Sie möglicherweise alle Zellbezüge in der Formel anpassen, nachdem Sie das bedingte Format eingefügt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Wenn Ihr Arbeitsblatt bedingte Formatierung aufweist, können Sie diese Zellen schnell suchen, um die bedingten Formatierungen zu kopieren, zu ändern oder zu löschen. Verwenden Sie den Befehl Inhalte auswählen, um nur nach Zellen mit einem bestimmten bedingten Format oder nach allen Zellen mit bedingten Formatierungen zu suchen. Suchen nach allen Zellen mit einem bedingten Format
Suchen nur nach Zellen mit demselben bedingten Format
Wenn Sie bedingte Formatierung verwenden, richten Sie Regeln ein, die von Excel verwendet werden, um zu bestimmen, wann die bedingte Formatierung angewendet werden soll. Um diese Regeln zu verwalten, sollten Sie verstehen, in welcher Reihenfolge diese Regeln ausgewertet werden, was geschieht, wenn zwei oder mehr Regeln in Konflikt stehen, wie sich das Kopieren und Einfügen auf die Auswertung der Regeln auswirken kann, wie die Reihenfolge der Auswertung von Regeln geändert wird und wann die Auswertung von Regeln gestoppt wird.
Wenn Sie sich ein Video anschauen möchten, das zeigt, wie Regeln zur bedingten Formatierung verwaltet werden, finden Sie dies hier:Video: Verwalten der bedingten Formatierung. Die Reihenfolge, in der Regeln zur bedingten Formatierung ausgewertet werden – deren Rangfolge – spiegelt auch ihre relative Wichtigkeit wider: Je höher sich eine Regel in der Liste der Regeln zur bedingten Formatierung befindet, desto wichtiger ist sie. Dies bedeutet, dass in Fällen, in denen zwei Regeln zur bedingten Formatierung miteinander in Konflikt stehen, die Regel angewendet wird, die in der Liste höher ist. Die Regel, die sich in der Liste an einer niedrigeren Stelle befindet, wird nicht angewendet.
Löschen von bedingten Formaten auf einem Arbeitsblatt
Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie über bedingte Formatierung in einem Arbeitsblatt verfügen und diese entfernen müssen. Bei einem ganzen Arbeitsblatt
In einem Zellbereich
Suchen und Entfernen derselben bedingten Formate im gesamten Arbeitsblatt
Tipp: In den folgenden Abschnitten werden Beispiele verwendet, anhand derer Sie sich in Excel im Web orientieren können. Laden Sie zunächst die Beispiele für bedingte Formatierung-Arbeitsmappe herunter, und speichern Sie sie auf OneDrive. Öffnen Sie dann OneDrive in einem Webbrowser, und wählen Sie die heruntergeladene Datei aus.
Der Aufgabenbereich zur bedingten Formatierung bietet alles, was Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Regeln benötigen. Verwenden Sie Regeln verwalten, um den Aufgabenbereich zu öffnen und mit allen Regeln zur bedingten Formatierung in einer Auswahl oder einem Blatt zu arbeiten.
Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sie können eine Formel verwenden, um zu bestimmen, wie Excel eine Zelle auswertet und formatiert. Öffnen Sie den Bereich Bedingte Formatierung und wählen Sie eine vorhandene Regel aus oder erstellen Sie eine neue Regel. Wählen Sie im Dropdown-Menü Regeltyp die Option Formel aus.
Geben Sie die Formel in das Feld ein. Sie können eine beliebige Formel verwenden, die den Wahrheitswert WAHR (1) oder FALSCH (0) zurückgibt. Durch Verwendung von UND und ODER können Sie einige logische Prüfungen kombinieren. So ist beispielsweise =UND(B3="Grain";D3<500) für eine Zelle in Zeile 3 wahr, wenn sowohl B3="Grain" als auch D3<500 wahr sind. Sie können die bedingte Formatierung in ausgewählten Zellen oder das gesamte Arbeitsblatt löschen.
Farbskalen sind visuelle Leitfäden, die Ihnen helfen, die Datenverteilung und -variation zu verstehen. Excel bietet sowohl zweifarbige als auch dreifarbige Skalen. Eine 2-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen zweier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere oder niedrigere Werte dar. Beispielsweise können Sie in einer grünen und gelben Farbskala festlegen, dass Zellen mit höheren Werten grüner und Zellen mit niedrigeren Werten gelber sind.
Eine 3-Farben-Skala unterstützt Sie durch Verwendung von Schattierungen dreier Farben beim Vergleichen von Zellbereichen. Die Farbschattierungen stellen höhere, mittlere oder niedrigere Werte dar. Bei einer Grün-Gelb-Rot-Farbskala können Sie beispielsweise angeben, dass Zellen mit höheren Werten einen grünen Farbton, Zellen mit mittleren Werten einen gelben Farbton und Zellen mit niedrigeren Werten einen roten Farbton aufweisen.
Tipp: Sie können Zellen, die eines dieser Formate haben, nach ihrer Farbe sortieren – verwenden Sie einfach das Kontextmenü.
Mithilfe eines Datenbalkens können Sie einzelne Zellen leichter im Verhältnis zu anderen Zellen betrachten. Die Länge des Datenbalkens entspricht dem Wert in der Zelle. Längere Datenbalken stellen höhere Werte, kürzere stellen niedrigere Werte dar. Datenbalken eignen sich zum Ermitteln höherer und niedrigerer Zahlen – insbesondere bei großen Datenmengen, z. B. für die am häufigsten und die am seltensten verkauften Spielwaren in einem Bericht zu Saisonverkäufen.
Verwenden Sie einen Symbolsatz, um Daten in drei bis fünf durch Schwellenwerte getrennte Kategorien zu klassifizieren und zu kommentieren. Jedes Symbol stellt einen Wertebereich dar. Im Symbolsatz "3 Pfeile" stellt beispielsweise der grüne Pfeil nach oben hohe Werte, der gelbe seitwärts gerichtete Pfeil mittlere Werte und der rote Pfeil nach unten niedrige Werte dar.
Mit dieser Option können Sie bestimmte Zellwerte innerhalb eines Zellbereichs basierend auf ihrem spezifischen Inhalt hervorheben. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie mit Daten arbeiten, die anders sortiert sind. Beispielsweise können Sie in einem nach Kategorien sortierten Arbeitsblatt zu Lagerbeständen die Namen von Produkten hervorheben, für die weniger als 10 Artikel auf Lager sind. So ist leicht zu erkennen, welche Produkte wieder aufgefüllt werden müssen, ohne die Daten erneut zu sortieren.
Sie können die höchsten und niedrigsten Werte in einem Bereich von Zellen hervorheben, die auf einem bestimmten Grenzwert basieren.. Einige Beispiele hierfür wären die Hervorhebung der fünf meistverkauften Produkte in einem regionalen Bericht, der Produkte mit den niedrigsten 15 % in einer Kundenumfrage oder der Top-25-Gehälter in einer Abteilung.
Sie können Werte über oder unter einem Durchschnitt oder einer Standardabweichung in einem Bereich von Zellen hervorheben. Zum Beispiel können Sie in einem Jahresleistungsbericht die Mitarbeiter mit überdurchschnittlichen Leistungen ermitteln, oder Sie können hergestellte Materialien finden, die bei einer Qualitätsbewertung unterhalb zweier Standardabweichungswerte lagen.
Wenn Sie einen vorhandenen Formatierungsformatvorlage auf andere Zellen in Ihrem Arbeitsblatt anwenden möchten, verwenden Sie Format übertragen, um die bedingte Formatierung auf diese Daten zu kopieren.
Hinweis: Wenn Sie eine Formel in der Regel verwendet haben, mit der die bedingte Formatierung angewendet wird, müssen Sie möglicherweise relative und absolute Bezüge in der Formel anpassen, nachdem Sie das bedingte Format eingefügt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Wechseln zwischen relativen, absoluten und gemischten Bezügen. Wie geht das Einfärben einer Zelle je nach zellwert?Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich, die oder den Sie formatieren möchten. Klicken Sie auf Start und dann auf das Startprogramm für das Dialogfeld Zellen formatieren, oder drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+F. Wählen Sie auf der Registerkarte Ausfüllen unter Hintergrundfarbe die gewünschte Farbe aus.
Kann Excel mit Farben rechnen?Wählen Sie eine Zelle an, die später die Anzahl der gefärbten Zellen wiedergeben soll. Schreiben Sie dort die folgende Formel hinein: =ZÄHLENWENN(B:B;35). Das "B:B" bedeutet, dass die gesamte Spalte B auf die angegebene Zahl (also die Zahl Ihres Farbcodes) durchsucht werden soll.
Wie füge ich eine Ampel in Excel ein?Die Ampelfarbe wird mit Hilfe der Schrift Webdings und dem Buchstaben "n" erzeugt. Wenn der Zellhintergrund schwarz formatiert wird, und die Spaltenbreiten und Zeilenhöhe entsprechend definiert wird, ist das Layout der Ampel schon fertig.
Wie zähle ich in Excel Zellen mit der gleichen Farbe zusammen?Um eine bestimmte Farbe zu zählen, nutzen Sie nun die Formel "=ZÄHLENWENN(B:B;3)" – die "3" definiert hier die Farbe, die gezählt werden soll.
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