Was tun Sie wenn Sie merken die Tagesaufgaben unmöglich zu schaffen

Telefoninterviews oder Vorstellungsgespräche via Skype sind ganz eindeutig eine zeit- und kosteneffiziente Methode zur näheren Eingrenzung der Bewerber. So können Sie sicherstellen, dass Sie nur die interessiertesten und fachlich versierten Kandidaten zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch einladen. Mit unseren hilfreichen Tipps für Telefoninterviews machen Sie die besten Kandidaten für Ihr Unternehmen ausfindig.

Telefoninterviews sind eine gute Möglichkeit, einen ersten Eindruck davon zu erhalten, wie stark die Kommunikationsfähigkeit der Kandidaten ist, ob sie Inhalte klar strukturieren und ob sie zu Ihrer Unternehmenskultur passen. So selektieren Sie bereits am Telefon die geeignetsten Kandidaten.

1. Stellen Sie die richtigen Fragen im Telefoninterview

Für ein gutes erstes Interview via Telefon oder Skype sollten Sie die richtigen Fragen auswählen. Aber welche sind das? Viele Personaler machen den Fehler, zu wenige bzw. nicht die richtigen Fragen zu stellen. Am Ende des Gesprächs herrscht dann Unschlüssigkeit darüber, ob der Bewerber nun zu einem persönlichen Gespräch eingeladen werden soll oder nicht. Andere HRler wiederum stellen zu viele Fragen und gehen zu sehr ins Detail, sodass es beim persönlichen Gespräch eigentlich gar nichts mehr zu besprechen gibt.

Halten Sie sich folglich vor Augen, dass Sie bei dem persönlichen Erstkontakt über ein Telefoninterview lediglich herausfinden möchten, ob der Bewerber die wichtigsten Fähigkeiten für die zu besetzende Stelle mitbringt. Sehen Sie dieses Gespräch als Vorstufe für das persönliche Bewerbungsgespräch, in dem Sie dann die Chance haben, mehr über den Kandidaten in Erfahrung zu bringen. Vor dem Gespräch sollten Sie daher die Kriterien festlegen, die der Bewerber unbedingt erfüllen muss, um sich für ein persönliches Gespräch zu qualifizieren, wie beispielsweise Motivation, Branchenkontakte, Projektmanagement-Skills, klare und präzise Kommunikationsart, analytische Fähigkeiten und Reisebereitschaft.

Typische Fragen in einem Telefoninterview:

• „Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?“
• „Was hat Ihnen an Ihrem vorherigen Job nicht gefallen?“
• „Wie würde Ihr Traumjob aussehen?“
• „Haben Sie einen Bezug zu unserem Unternehmen, zu unserer Branche oder zu unseren Produkten?“
• „Welche Kenntnisse und Skills bringen Sie mit?“

Sie sollten jedoch im Vorfeld abwägen, welche dieser Kriterien Sie gegebenenfalls besser im persönlichen Gespräch bewerten können, vor allem in Bezug auf die Unternehmenskultur. Wenn ein Bewerber hingegen bestimmte Fähigkeiten im Bereich Datenanalyse aufweisen muss, sollten Sie diese Skills im Telefoninterview abfragen, um sowohl sich selbst als auch dem Bewerber Zeit zu ersparen.

2. Bauen Sie eine Beziehung zu dem Bewerber auf

Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Telefoninterview in erster Linie darum, herauszufinden, ob der Bewerber die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen für die Position erfüllt. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie den Bewerber mit Fragen wie den folgenden bombardieren sollten:

• „Erzählen Sie uns etwas, das wir Ihrem Lebenslauf nicht entnehmen können.“
• „Was könnten Ihre potenziell künftigen Kollegen von Ihnen lernen?“
• „Was erwarten Sie von dieser Stelle bzw. vom Unternehmen?“
• „Welche Programme/Tools/Methoden im Bereich XY kennen Sie bzw. haben Sie mit diesen bereits gearbeitet?"
• „Wie und wo bilden Sie sich fachlich weiter?“

Wenn Sie das Gespräch auf einer offeneren und persönlicheren Ebene angehen, setzen Sie den Bewerber damit weniger unter Druck. So können Ihre Fragen in einer entspannteren Atmosphäre beantwortet werden und Ihnen die Informationen liefern, die Sie für eine fundierte Entscheidung brauchen.

3. Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Telefoninterview

In puncto Gesprächsklima sollten Sie auch beachten, dass der Bewerber es merken wird, wenn Sie nicht zu 100 Prozent bei der Sache sind. Daher sollten Sie das Telefon- oder Videointerview auf keinen Fall von unterwegs aus führen, beispielsweise wenn Sie gerade Auto fahren oder zu Mittag essen. Speziell bei Videointerviews gilt: Achten Sie auf eine professionelle Umgebung und minimieren Sie Hintergrundgeräusche. Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihr Gegenüber und rufen Sie keine E-Mails ab oder ähnliche „schnell erledigte Dinge“.

Merken Sie sich immer: Wenn Sie abgelenkt sind, bringen Sie damit nicht nur den Bewerber aus dem Konzept. Sie erhalten dann auch nicht die Informationen, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen. Damit geht der zeit- und kostensparende Effekt des telefonischen Bewerbungsgesprächs verloren.

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4. Sortieren Sie Bewerber aus, die nicht zu 100 Prozent an der Stelle interessiert sind

Telefoninterviews sind die ideale Gelegenheit, um die Bewerber auszumachen, die sich wirklich für die Stelle interessieren. Stellen Sie sich im Nachgang direkt die folgenden Fragen:

• „Hat der Bewerber das Telefonat schnell angenommen und sich professionell verhalten?“
• „Hat der Kandidat beispielsweise darauf geachtet, das Gespräch an einem ruhigen Ort zu führen?“
• „Wie viel Wissen hat sich der Bewerber über das Unternehmen angeeignet?“
• „Hatte der Kandidat Fragen zu der zu besetzenden Stelle?“

Falls dies nicht der Fall ist, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass der Bewerber seine Chance nicht ernst genommen hat und sich demzufolge nicht gut genug auf die erste Runde der Bewerbung vorbereitet hat. Hier müssen Sie sich überlegen, ob es sinnvoll ist, den Bewerber zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch einzuladen, oder ob Sie eventuell noch andere Kandidaten sprechen möchten.

5. Stellen Sie sicher, dass das Telefoninterview gut vorbereitet und klar strukturiert ist

Nehmen Sie sich etwa 40 Minuten Zeit für das telefonische Bewerbungsgespräch. Versuchen Sie allerdings, das Gespräch innerhalb von 30 Minuten zu einem produktiven Ende zu bringen, und halten Sie sich dabei an eine vorab definierte Struktur. Auf diese Weise können Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Telefonat ziehen, ohne dass das Gespräch für Sie oder für den Bewerber zu hektisch wird.

Ich persönlich würde die folgende grobe Abfolge empfehlen:

• 5 Minuten zur persönlichen Vorstellung, zur Beschreibung des Teams und dessen Position im Unternehmen
• 20 Minuten für Ihre Fragen und die Antworten des Bewerbers
• 5 Minuten gegen Ende des Gesprächs für Fragen des Bewerbers und zur abschließenden Zusammenfassung des Telefonats
• 10 Minuten Puffer für Gesprächszusammenfassung

Es ist außerdem ratsam, sich Notizen zu den einzelnen Gesprächen zu machen. Stellen Sie jedem Bewerber dieselben Fragen und führen Sie die einzelnen Gespräche kurz hintereinander durch, damit Sie sie besser miteinander vergleichen können.

6. Legen Sie die Karten offen auf den Tisch

Gehen Sie gegen Ende des Gesprächs noch einmal klar und deutlich auf die nächsten Schritte ein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie den Bewerber gern in der nächsten Runde sehen wollen, informieren Sie ihn über die weiteren Schritte des Bewerbungsprozesses.

Wenn Sie den Bewerber auf jeden Fall zu einem persönlichen Gespräch einladen möchten, fragen Sie konkret nach, ob auch aufseiten des Bewerbers Interesse besteht – so signalisieren Sie dem Bewerber, dass Sie an einem persönlichen Kennenlernen interessiert sind. Nehmen Sie nach dem telefonischen Bewerbungsgespräch möglichst schnell Kontakt mit dem Personalverantwortlichen auf, um eine Rückmeldung abzugeben. Wenn Sie an einem persönlichen Gespräch interessiert sind, sollten Sie möglichst schnell einen geeigneten Termin dafür ansetzen. Denn gerade wenn der Bewerber sehr gefragt ist, sollten Sie keine Zeit verlieren.

Telefon- oder Videointerviews sind eine ideale und zeitsparende Möglichkeit, um im Vorfeld abzuklopfen, ob ein Kandidat für die zu besetzende Stelle geeignet ist. Gleichzeitig können sich die Bewerber ein erstes Bild davon machen, ob ihnen die Stelle zusagt oder nicht.

Der Erfolg eines solchen Gesprächs hängt allerdings davon ab, wie gut Sie sich darauf vorbereiten, denn nur so können Sie sich einen umfassenden Überblick verschaffen und fundierte Entscheidungen treffen. Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, wird es Ihnen gelingen, nur die besten und vielversprechendsten Kandidaten für die persönlichen Bewerbungsgespräche auszuwählen – und damit haben Sie den ersten Schritt zur Besetzung der Stelle gemeistert.

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Das hier sind die häufigsten Fragen von Personalern an Bewerber in einem Telefoninterview:

Fragen zur Motivation der Bewerbung

• „Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?“
• „Warum sollten wir Sie einstellen?“
• „Warum sind Sie besonders gut für diese Stelle geeignet?“
• „Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?“
• „Was hat Ihnen an Ihrem vorherigen Job nicht gefallen?“
• „Wie würde Ihr Traumjob aussehen?“
• „Was wissen Sie über unser Unternehmen/unser Geschäftsmodell/unsere Werte?“
• „Haben Sie einen Bezug zu unserem Unternehmen, zu unserer Branche oder zu unseren Produkten?“
• „Erzählen Sie uns etwas über sich, das wir nicht Ihrem Lebenslauf entnehmen können.“

Tipp: Durch diese offenen Fragen erfahren Sie mehr über die Fach- und Branchen­kenntnisse des Bewerbers. Neben den klassischen Stärken und Schwächen können Sie sich zudem ein Bild von den rhetorischen Fähigkeiten des Kandidaten machen.

Fachliche Fragen zu mentalen Kompetenzen

• „Was sind die Schwerpunkte/Aufgaben in Ihrem aktuellen Job?“
• „Wie können Sie unser Unternehmen voranbringen?“
• „Was unterscheidet Sie in persönlicher und fachlicher Hinsicht von anderen Bewerbern?“
• „Was interessiert Sie besonders an der Stelle, die wir aktuell zu vergeben haben?“
• „Woran sind Sie schon einmal beruflich gescheitert? Wie sind Sie damit umgegangen?“
• „Welche Kenntnisse und Skills bringen Sie für die ausgeschriebene Stelle mit?“

Tipp: Mithilfe dieser Fragen können Sie die fachlichen und mentalen Kompetenzen des Kandidaten näher beleuchten. Zudem bekommen Sie einen ersten Einblick in den Charakter des Kandidaten.

Fragen zur Arbeitsweise

• „Wie gehen Sie bei einer Problemlösung theoretisch und praktisch vor?“
• „Was würden Sie in den ersten 90 Tagen in Ihrem neuen Job als Erstes angehen?“
• „Welche Techniken oder Werkzeuge nutzen Sie, um sich selbst zu organisieren?“
• „Was würden Sie tun, wenn Sie wüssten, dass Sie Ihre Tagesaufgabe unmöglich schaffen können?“
• „Wie würden Sie Ihre Fähigkeit, im Team zu arbeiten, beschreiben?“
• „Wie gehen Sie bei der Konfrontation mit Veränderungen um?“

Tipp: Diese Fragen helfen Ihnen dabei, einen Eindruck von Problemlösungsstrategien und dem Umgang mit alltäglichen Arbeitssituationen zu gewinnen.

Fragen zu Wertvorstellungen und zu Charakter

• „Beschreiben Sie Ihren Charakter mit fünf Begriffen.“
• „Was hat Sie in Ihrem Leben entscheidend geprägt?“
• „Wie gehen Sie mit Ihren eigenen Fehlern um?“
• „Mit welchen Persönlichkeiten kommen Sie am besten zurecht und warum?“
• „Wenn Ihr Chef etwas von Ihnen verlangen würde, von dem Sie nicht überzeugt sind – was würden Sie tun?“

Tipp: Diese Fragen gewähren Ihnen Einblicke in die Charakterzüge und -eigenschaften des Kandidaten.

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