Mit Wirkung ab 1.1.2020 hat der Gesetzgeber die steuerfreien Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Auswärtstätigkeit zuletzt erhöht. Diese können auch vom Unternehmer bei Vorliegen der Voraussetzungen geltend gemacht werden. Show
Die erhöhten Pauschalen gelten auch für das Jahr 2022 unverändert. Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden. Praxis-Hinweis: Seit 2020 sind neue Sätze anzuwendenOhne den Nachweis von tatsächlich entstandenen Aufwendungen können Arbeitnehmer, die eine beruflich veranlasste Reise unternehmen, von ihrem Arbeitgeber steuerfrei im Gesetz benannte Pauschalen erstattet bekommen. Diese Pauschalen sind nach der Länge der Abwesenheit gestaffelt. Ab 2020 hat der Gesetzgeber diese Pauschalen angehoben. Aber Achtung: das Recht der Reisekosten ist im Einzelnen sehr kompliziert, vor allem wenn auch noch Auslandsreisen eine Rolle spielen. Fehler, die sich in das System der Abrechnung eingeschlichen haben, können sich schnell über einen längeren Zeitraum aufsummieren und dann zu sehr ärgerlichen Steuernachforderungen im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen führen. Insofern ist größte Sorgfalt angezeigt. Die Überprüfung des Systems der Abrechnung durch einen Experten, der von außerhalb des Unternehmens kommen sollte, ist empfehlenswert. Erhöhte Pauschalen auch für das Jahr 2022Ab 1.1.2020 können nunmehr höhere Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG geltend gemacht werden. Diese betragen
Bei einer Abwesenheit von weniger als 8 Stunden werden keine Pauschalen angesetzt. Mahlzeitengestellung durch den ArbeitgeberUnverändert sind die Prozentsätze nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG für die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Hiernach gilt, dass eine Kürzung der vollen Tagespauschale bei Gestellung
Bei ganztägigen Reisen beträgt die Kürzung damit für das Frühstück 5,60 EUR (20 % von 28 EUR) und für ein Mittag-/Abendessen 11,20 EUR (40 % von 28 EUR). Ausnahmeregelungen: Abwesenheitszeiten zusammenrechnenBeginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war. Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt. Rechtlicher Hintergrund: Reisekosten im EinkommensteuergesetzReisekosten im Sinne des EStG sind Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a), Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a), Reisenebenkosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a), soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. In der gesetzlichen Grundlage für Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschalen genannt, die anzusetzen sind. Höhere tatsächliche Aufwendungen berechtigen nicht zum Abzug der höheren Beträge (vgl. R. 9.6. LStR). Die Geltendmachung kommt bei einer doppelten Haushaltsführung 3 Monate in Betracht (R. 9.1. LStR). Wird der Arbeitnehmer zu einer Mahlzeit eingeladen, werden die Pauschalen typisierend gekürzt. Für Auslandsreisen sind abweichende Pauschbeträge zu beachten, die sich nach dem jeweiligen Reiseland richten (vgl. auch R 9.6. LStR, s. dazu Verpflegungsmehraufwand 2022: Keine neuen Pauschalen für Auslandsreisekosten). Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a EStG gelten diese Pauschalen auch für den Abzug als Betriebsausgabe eines Unternehmers. Diese Informationen könnten Sie auch interessieren: Pauschbeträge für Sachentnahmen (Eigenverbrauch) 2022 Definition: Was sind Mehraufwendungen für Verpflegung?Wenn Steuerpflichtige im Rahmen ihrer ausgeübten Tätigkeit über einen längeren Zeitraum von ihrer Wohnung oder ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können sie den Verpflegungsmehraufwand, der ihnen im Vergleich zur Versorgung in der eigenen Wohnung entsteht, geltend machen. Dies gilt nur, soweit diese Mehraufwendungen für Verpflegung nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Geregelt sind diese Werbungskosten in § 9 Abs. 4a EStG. Inhaltsverzeichnis
Wer kann den Verpflegungsmehraufwand von den Steuern absetzen?Einen Verpflegungsmehraufwand kann jeder beanspruchen, der einer Auswärtstätigkeit nachgeht. Voraussetzung hierfür ist, dass der Ort der Tätigkeit nicht mit der ersten Tätigkeitsstätte identisch ist. Möglich ist dies für Arbeitnehmer ebenso wie für Selbstständige und Gewerbetreibende, die beruflich oder geschäftlich veranlasste Reisen unternehmen, beispielsweise zu einer Weiterbildung, einer Messe oder für den Besuch bei einem Kunden. Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen?Der Verpflegungsmehraufwand wird anhand mehrerer Pauschalen ermittelt, deren Höhe sich nach der Dauer der Abwesenheit richtet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):
Dauert die Dienstreise über das Wochenende hinweg an, so können auch für diese Tage Verpflegungsmehraufwendungen in identischer Höhe angesetzt werden. Beispiel: Ein Monteur fährt am Montag um 6.00 Uhr los zum Einsatzort im Inland und kehrt am Samstag gegen 17.00 Uhr zurück. Die Verpflegungspauschale berechnet sich wie folgt:
Insgesamt kann er für seine Abwesenheit Werbungskosten in Höhe von (14 Euro x 2 + 28 Euro x 4 =) 140 Euro geltend machen. Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland?Abweichende Pauschalen gelten nach § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG für Auswärtstätigkeiten im Ausland. Hierfür gibt das Bundesfinanzministerium meist in einem jährlichen Turnus eine neue Liste heraus, in der die Verpflegungspauschalen für verschiedene Länder aufgeführt sind. Reist man beispielsweise im Jahr 2020 nach Österreich, so betragen die Pauschalen 27 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 40 Euro für ganztätige Reisen ins Ausland. Wie ist der Verpflegungsmehraufwand bei bezahlten Mahlzeiten zu kürzen?Werden dem Steuerpflichtigen im Rahmen seiner Auswärtstätigkeit Mahlzeiten gestellt (z. B. ein kostenfreies Mittagessen in der Kantine oder ein im Übernachtungspreis enthaltenes Frühstück), so ist die Verpflegungspauschale entsprechend § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG nach folgendem Muster zu kürzen (jeweils bezogen auf die Tagespauschale):
Bei Vollverpflegung entfällt somit die gesamte Pauschale. Dieselben prozentualen Kürzungen gelten analog für beruflich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland. Beispiel: Bei einer dreitägigen Dienstreise erhält ein Arbeitnehmer im Hotel zweimal Frühstück sowie zweimal ein Mittagessen. Die Verpflegungspauschale im Inland ist wie folgt zu kürzen:
Es verbleibt ein anzusetzender Verpflegungsmehraufwand von 22,40 Euro. Können auch die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung steuerlich geltend gemacht werden?Für die als Werbungskosten anzugebenden oder vom Arbeitgeber zu erstattenden Verpflegungskosten können ausschließlich die Pauschbeträge verwendet werden (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Es ist nicht möglich, höhere Verpflegungskosten über entsprechende Belege nachzuweisen und anzusetzen. Demgegenüber ist es allerdings unschädlich, wenn der tatsächliche Aufwand niedriger ist als die Pauschalen. Wie lange kann man den Verpflegungsmehraufwand ansetzen?Dauert die Auswärtstätigkeit länger an, so ist die steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes ebenso wie die steuerliche Ansetzbarkeit auf höchstens drei Monate an einer Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 + 7 EStG). Sofern die Auswärtstätigkeit allerdings um mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt ein neuer Dreimonatszeitraum zu laufen. Dabei ist es unerheblich, ob zwischenzeitlich ein Einsatz an einem anderen Ort erfolgt ist oder der Steuerpflichtige krank war oder Urlaub hatte. Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung kann Verpflegungsmehraufwand ebenfalls für die ersten drei Monate beansprucht werden (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG). Auch hier beginnt die Dreimonatsfrist erneut zu laufen, wenn es eine vierwöchige Unterbrechung gibt. Hinweis: Die Begrenzung auf drei Monate gilt nur, wenn derselbe Einsatzort an mehr als zwei Tagen pro Woche besucht wird. Ebenso gibt es nach § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG für jene Personen keine Begrenzung, die eine Fahrtätigkeit ausüben (z. B. Lkw- und Busfahrer, Piloten, Zugführer). Muss der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten?Viele Arbeitnehmer erhalten von ihrem Arbeitgeber eine steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwands. Eine Verpflichtung hierzu gibt es aber nicht. Der Arbeitnehmer kann den Anteil an den Pauschalen, den der Arbeitgeber nicht erstattet, in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Wann wird der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig?Zahlt der Arbeitgeber höhere Erstattungen (z. B. freiwillig höhere Pauschalen oder über drei Monate hinaus), so liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Darauf kann der Arbeitgeber jedoch pauschal Steuern abführen. Wo trägt man die Reisekosten in der Steuererklärung ein?Arbeitnehmer tragen ihre Reisekosten in die Anlage N der Steuererklärung als Werbungskosten ein. Die Eintragungen für die Pauschbeträge der Mehraufwendungen für Verpflegung sind in die Zeilen 52 bis 54 einzutragen. In Zeile 55 werden etwaige Kürzungsbeträge erfasst. Auslandsreisen werden für das ganze Jahr gesammelt in Zeile 56 eingetragen, erfordern allerdings für das Finanzamt eine detaillierte Berechnung in einer gesonderten Aufstellung. Unternehmer können die Verpflegungspauschale steuerlich als Betriebsausgabe ansetzen. Es ist allerdings nicht möglich, aus dem Betrag die Vorsteuer zu ziehen. Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?In der Regel muss man mit der Steuererklärung keine Nachweise über die Kosten für die berufliche Auswärtstätigkeit mitschicken. Es ist dennoch sinnvoll, für die eigenen Unterlagen eine Aufstellung der Auswärtstätigkeiten mit folgenden Angaben zu führen:
So hat man bei Nachfragen des Finanzamtes Nachweise bereit. Für Unternehmer ist eine entsprechende Auflistung sowie die Aufzeichnung von Eigenbelegen unverzichtbar. Quellenhttps://taxfix.de/anleitungen/verpflegungsmehraufwand-absetzen/ https://www.finanztip.de/reisekosten-absetzen/ https://www.lohnsteuerhilfe.net/arbeit-und-rente/wie-kann-man-verpflegungsmehraufwand-absetzen/ Wer hat Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war.
Wie kann ich Verpflegungsmehraufwand nachweisen?Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand nachweisen? In der Regel muss man mit der Steuererklärung keine Nachweise über die Kosten für die berufliche Auswärtstätigkeit mitschicken.
Wann Kein Verpflegungsmehraufwand?Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Da der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit um mehr als 4 Wochen unterbricht, beginnt ab 1.2.2022 eine neue 3-Monatsfrist zu laufen, die zum 30.4.2022 endet. Ab 1.5.2022 dürfen keine Verpflegungspauschbeträge mehr angesetzt werden.
Wann beginnt die 3Sobald Arbeitnehmer mindestens drei Kalendertage in einer Woche am selben Einsatzort waren, beginnt die 90-tägige Beobachtungsphase der 3-Monatsfrist. Diese Beobachtungsphase geht in der Regel 28 Tage ab dem ersten Auswärtseinsatz.
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Wann kann Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden?
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