Möchten Sie manchmal den Abstand zwischen den Zellen Ihrer Word-Tabellen vergrößern, damit die Inhalte deutlicher voneinander zu unterscheiden sind? Dann nutzen Sie doch die vielfältigen Abstandsoptionen, die Word zu bieten hat.
Sie können sowohl den Abstand zwischen den Zellen als auch die Ränder innerhalb einer Zelle anpassen. Beides erledigen Sie in ein und demselben Dialogfeld, welches Sie folgendermaßen öffnen:
- Setzen Sie den Cursor in eine Zelle der Tabelle, deren Einstellungen geändert werden sollen.
- In Word 2010, 2007 müssen Sie auf dem TABELLENTOOLS-Register LAYOUT jetzt nur in der Gruppe AUSRICHTUNG auf ZELLENBEGRENZUNGEN klicken.
In Word 2003, 2002/XP, 2000 rufen Sie zunächst TABELLE-TABELLENEIGENSCHAFTEN auf. Im danach angezeigten Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte TABELLE, wo Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN klicken.
Im Bereich STANDARDZELLENBEGRENZUNGEN können Sie nun einstellen, wie weit der Inhalt einer Tabellenzelle von deren äußerem Rand entfernt sein soll. Sinnvoll wäre es zum Beispiel, dem Text etwas mehr Abstand zum oberen Zellenrand zu geben.
Sie können aber auch den Abstand zwischen den Zellen selbst vergrößern, so dass jede Zelle wie ein eigenes Kästchen erscheint. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen ABSTAND ZWISCHEN ZELLEN ZULASSEN und stellen rechts daneben das gewünschte Maß ein.
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das bzw. die geöffnete(n) Dialogfeld(er) mit OK.
Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Abstandsoptionen, um das für Sie optimale Ergebnis zu erzielen. (pbk)
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Wie man eine schlichte Tabelle erstellt, wissen Sie sicher schon: Sie wählen das Menü TABELLE/ZELLEN EINFÜGEN/TABELLE oder klicken auf die Schaltfläche TABELLE in der Symbolleiste A, und ziehen mit der Maus eine Tabelle mit der gewünschten Größe auf. Die Tabelle wird an der aktuellen Cursor-Position ins Dokument eingefügt.
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Komplexe Tabellen Weniger bekannt ist der “virtuelle Bleistift”, mit dem sich seit mehreren Word-Generationen in Rekordzeit komplexe Tabellen mit unterschiedlichen Spaltenbreiten oder unterschiedlicher Anzahl Zellen in jeder Zeile zeichnen lassen. Wählen Sie dazu Menü TABELLE/TABELLE ZEICHNEN oder klicken Sie auf das Symbol TABELLEN UNDRAHMEN in der Standardsymbolleiste. Die Symbolleiste “Tabellen und Rahmen” erscheint und das erste Werkzeug auf der Symbolleiste ist bereits aktiviert A. An Stelle des üblichen Mauszeigers erscheint ein Bleistiftsymbol. Word schaltet außerdem automatisch in die Seitenlayoutansicht um.
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Als Erstes ziehen Sie nun an der gewünschten Stelle in Ihrem Dokument einen Rahmen in der Größe der geplanten Tabelle auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, fügt Word eine Tabelle ein. Noch besteht diese erst aus einer einzigen Zelle. Mit dem virtuellen Bleistift können Sie diese Zelle nun nach Belieben horizontal und vertikal unterteilen. Ziehen Sie dazu mit gedrückter Maustaste eine Linie z.B. quer über die ganze Tabellenbreite. Fügen Sie beliebig viele weitere Unterteilungen ein. Achten Sie darauf, dass Sie eine einigermaßen gerade Linie ziehen.
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Erscheint ein gestrichelter Rahmen, sind Sie mit Ihrer Maus schräg vom Weg abgekommen. In diesem Fall fügt Word eine zweite Tabelle innerhalb der ersten ein, was meist zu unerwünschten Resultaten führt.
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Haben Sie es im Eifer übertrieben und einige Unterteilungen zu viel gezeichnet, löschen Sie diese mit Hilfe des Radiergummis wieder. Dazu wählen Sie in der Symbolleiste “Tabellen und Rahmen” das Symbo, das Sie auf dem zweiten Screenshot von oben sehen B: Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Radiergummi. Überstreichen Sie bei gedrückter Maustaste die zu löschende Linie. Zellen müssen rechteckig (und nicht etwa L-förmig) sein. Wenn Sie dies nicht beachten, bleiben hellgraue Linien zurück. Diese trennen nach wie vor die Zellen, werden aber nicht ausgedruckt. Um wieder zum normalen Mauszeiger zurückzukehren, klicken Sie noch einmal auf die aktive Schaltfläche (VIRTUELLER BLEISTIFT bzw. RADIERER) oder drücken Sie die Esc-Taste.
Gestalten Sie nun die Tabelle Ihren Wünschen entsprechend. Alle Befehle dazu finden Sie auf der Symbolleiste “Tabellen und Rahmen”.
Rahmenlinien Einfache Rahmenlinien blenden Sie mit der Schaltfläche RAHMENLINIEN F ein und aus. Die ausgeblendeten werden am Bildschirm hellgrau dargestellt, aber nicht ausgedruckt. Falls Sie auch auf dem Bildschirm nicht erscheinen sollen, deaktivieren Sie die Gitternetzlinien im Menü TABELLE/GITTERNETZLINIEN AUSBLENDEN. Individuell gestaltete Linien sind dank des virtuellen Bleistiftes ebenfalls schnell gesetzt: Sie finden drei Schaltflächen, um die Gestaltung der Rahmenlinie zu bestimmen: die LINIENART C, die LINIENSTÄRKE D und die RAHMENFARBE E. Wählen Sie mit diesen Schaltflächen zum Beispiel eine gestrichelte, 3 Punkt dicke, rote Linie aus, aktivieren Sie den virtuellen Bleistift und überstreichen Sie bei gedrückter Maustaste eine Rahmenlinie der Tabelle – schon ist die gewünschte Linie rot gestrichelt.
Schattierung Mit der Schaltfläche SCHATTIERUNGSFARBE G ändern Sie die Hintergrundfarbe der Zellen.Markieren Sie alle einzufärbenden Zellen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche und wählen Sie die gewünschte Farbe. Wollen Sie nur eine einzelne Zelle einfärben, genügt es, wenn Sie mit der Maus in die Zelle klicken und anschließend die gewünschte Farbe wählen.
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Alternativ können Sie sowohl Rahmenlinien als auch Schattierungsfarbe über das Menü FORMAT/ RAHMEN UND SCHATTIERUNG bestimmen, das ist jedoch der aufwändigere Weg. Text vertikal zentrieren: Oft klebt der Text unschön am Rand einer Zelle. Um ihn vertikal in der Zelle zu zentrieren, markieren Sie die betreffende Zelle und klicken Sie auf das Ausrichtungssymbol. Wählen Sie hier die gewünschte vertikale und horizontale Ausrichtung.
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In schmalen Zellen – etwa bei Spaltenüberschriften kann der Text um 90 Grad gedreht werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche TEXTRICHTUNG oder wählen Sie Menü FORMAT/TEXTRICHTUNG. Autoformat: Noch schneller formatieren Sie eine Tabelle mit der Funktion “Autoformat”. Klicken Sie in Ihre Tabelle und rufen Sie die Funktion mittels der Schaltfläche J auf der Symbolleiste oder über das Menü TABELLEN/TABELLE AUTOFORMAT auf. In der Dialogbox wählen Sie unter “Formate” aus verschiedenen vordefinierten Designs.Mit den Checkboxen im unteren Teil der Dialogbox bestimmen Sie, welche Formatierungen des Designs auf Ihre Tabelle übertragen werden sollen, und mit den “Sonderformaten”, ob die erste und die letzte Zeile bzw. Spalte anders zu formatieren sind. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn in der letzten Zeile einer Budget-Tabelle Summen gebildet werden, die sich vom Rest der Tabelle abheben sollen.
Die Option “Optimale Breite” im AUTOFORMAT-Dialog passt die Größe jeder Spalte automatisch dem Textinhalt an. Bei komplexen Tabellen mit unterschiedlich vielen Zellen in jeder Zeile führt dies aber gelegentlich zu unbrauchbaren Ergebnissen. Flinkes Markieren: Schriftgröße, Schriftart, Zeilenabstand etc. formatieren Sie genau gleich wie normalen Fliesstext: Text markieren und die Formatierungen über das Menü oder die Symbolleisten anwählen. Die Kunst dabei besteht darin, mit möglichst wenigen Mausklicks die gewünschten Zellen zu markieren.
Eine einzelne Zelle markieren Sie mit einem gezielten Klick auf der linken Seite der Zelle. Die richtige Stelle erkennen Sie daran, dass sich der Mauszeiger von der Einfügemarke in einen Pfeil verwandelt. Mehrere unzusammenhängende Zellen können Sie mit gedrückter Ctrl-Taste.
Eine ganze Zeile markieren Sie mit einem Klick links, ein paar Millimeter außerhalb der Tabelle Eine ganze Spalte können Sie theoretisch durch einen Klick auf die oberste Linie der Spalte markieren. Den entsprechenden Punkt zu finden, gerät jedoch zur feinmotorischen Herausforderung. Einfacher ist es, bei gedrückter Alt-Taste in die zu markierende Spalte zu klicken.
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Die ganze Tabelle markieren Sie mittels Klick in den Verschiebepunkt oder mit einem Doppelklick in die Tabelle mit gedrückter Alt-Taste. Falls der Verschiebepunkt nicht sichtbar ist, wechseln Sie in die Seitenlayoutansicht (Menü ANSICHT), fahren mit dem Mauszeiger auf die Tabelle und warten eine Sekunde. Der Punkt wird nun eingeblendet.
Wenn Sie wie oben beschrieben Tabellen mit unterschiedlich vielen Zellen in jeder Zeile zeichnen, können Sie unter Umständen nicht mehr ganze Spalten markieren oder die Breite einer ganzen Spalte verändern. Einige der im Folgenden beschriebenen Funktionen bringen deshalb bei sehr komplexen Tabellen unter Umständen nicht das gewünschte Resultat.
Zeilen und Spalten einfügen und löschen Weitere Zeilen und Spalten fügen Sie über das Menü TABELLE/ZELLEN EINFÜGEN nachträglich hinzu. Es geht aber auch ohne Umweg übers Menü: Am einfachsten fügen Sie eine neue Zeile ein, indem Sie in die letzte Zelle der Tabelle klicken und erneut die Tabulatortaste drücken. Sie können auch links, etwas außerhalb der Tabelle rechtsklicken und im aufpoppenden Kontextmenü ZEILEN EINFÜGEN wählen.
Eine zusätzliche Spalte fügen Sie mit dem virtuellen Bleistift ein: Teilen Sie eine bestehende Spalte mit dem Bleistift. Sie erhalten eine Spalte, ohne die Breite der Tabelle zu verändern. Um Spalten oder Zeilen zu löschen, markieren Sie diese und drücken die Rücklöschtaste (Taste mit Pfeil nach links). Wenn Sie nicht die Zellen, sondern nur den darin enthaltenen Text löschen möchten, drücken Sie nach dem Markieren Delete.
Zeilenhöhe und Spaltenbreite Rahmenlinien von Tabellen verschieben Sie mit der Maus. Platzieren Sie den Mauszeiger über einer Trennlinie, warten Sie, bis sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt und ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Indem Sie während des Verschiebens Umschalt-, Alt- oder Ctrl-Taste drücken, können Sie zusätzliche Funktionen aufrufen, z.B. alle Zellen proportional verkleinern (siehe Box “Tastaturbefehle für Tabellen”, rechts).
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Möchten Sie nur die Breite einer einzelnen Zelle (und nicht die ganze Spalte) ändern, markieren Sie zuvor die betreffende Zelle und verschieben Sie anschließend die Rahmenlinie. Word bietet zudem einige Möglichkeiten, die Breite der Tabelle automatisch anzupassen:
Der Spaltenbreite-Doppelklick: Doppelklicken Sie auf eine Spaltenlinie. Die Breite der Spalte wird automatisch dem enthaltenen Text angepasst. Ziehpunkt: Packen Sie den Ziehpunkt mit der Maus und ziehen Sie die Tabelle auf die gewünschte Größe. Dies ist beispielsweise dann nützlich, wenn Sie eine zehnzeilige Tabelle erstellen möchten, die genau die Größe eines A4-Blattes einnimmt: Fügen Sie eine Tabelle mit zehn Zeilen ein und verschieben Sie den Ziehpunkt einfach an den unteren Seitenrand.
Mit den Befehlen TABELLE/ANPASSEN/ZEILEN bzw. SPALTEN GLEICHMÄSSIG VERTEILEN werden die markierten Zeilen und Spalten innerhalb der bestehenden Begrenzungen gleichmäßig verteilt. Beachten Sie, dass in Word (im Gegensatz zu Excel) die Zeilenhöhe nie kleiner als die Größe des Textes gesetzt wird.
Kleinstmögliche Spaltenbreite Klicken Sie in die Tabelle und wählen Sie Menü TABELLE/ANPASSEN/AUTOANPASSEN INHALT. Die Spaltenbreiten werden so angepasst, dass die Tabelle möglichst wenig Platz einnimmt.
Tabelle an Seite anpassen Klicken Sie in die Tabelle und wählen Sie Menü TABELLE/ANPASSEN/AUTOANPASSENFENSTER. Die Breite der Tabelle wird dem Format der Seite angepasst. Die beiden Autoanpassen-Optionen bleiben der Tabelle fest zugewiesen. Nachträgliche Änderungen an der Spaltenzahl oder dem Zelleninhalt werden laufend berücksichtigt. Wenn Sie also zusätzlichen Text einfügen, passt sich die Spaltenbreite sofort an. Dies ist manchmal außerordentlich lästig.
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Um zu verhindern, dass Word die Spaltenbreite selbstständig ändert, wählen Sie den Befehl TABELLE/ANPASSEN/FESTE SPALTENBREITE. Tabellen umfließen: Die Position einer Tabelle im Text können Sie durch Ziehen am Verschiebepunkt verändern. Aber Vorsicht: Sie verändern beim Verschieben nicht nur die Tabellenposition sondern auch den Textfluss um die Tabelle. Ist Ihre Tabelle schmaler als der Satzspiegel, fließt nach dem Verschieben plötzlich der Text seitlich um die Tabelle.
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Falls Ihnen das gefällt, ist alles gut. Falls nicht, wählen Sie im Menü TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN die Registerkarte TABELLE und klicken Sie unter der Rubrik “Textfluss” auf OHNE.
Der Text in Tabellen hält immer brav 1,9 Millimeter Abstand zu den Rahmenlinien. Bei großen Tabellen mit vielen Spalten geht so einiges an Platz verloren. Sie haben die Möglichkeit, den Abstand zwischen Text und Zellbegrenzungen selbst zu ändern: Wählen Sie unter Menü TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN die Registerkarte TABELLE und klicken Sie hier auf OPTIONEN. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie die Abstände frei. Seitenwechsel innerhalb einer Tabelle: Die leidvolle Erfahrung zeigt, dass Tabellen meistens genau auf einen Seitenwechsel zu liegen kommen. Und Word hat keine Hemmungen, mitten in einer Zelle eine neue Seite zu beginnen.
Aber auch diesem Phänomen stehen Sie nicht machtlos gegenüber. Um zu verhindern, dass der Seitenwechsel mitten in einer Zelle erfolgt, markieren Sie die ganze Tabelle und wählen Sie unter Menü TABELLE/TABELLENEIGENSCHAFTEN die Registerkarte ZEILE. Deaktivieren Sie hier die Option “Seitenwechsel in der Zeile zulassen”. Um sicherzustellen, dass die ganze Tabelle auf einer Seite zu liegen kommt, markieren Sie wiederum die ganze Tabelle und wählen Sie unter Menü FORMAT/ABSATZ die Registerkarte ZEILENUND SEITENUMBRÜCHE. Hier aktivieren Sie die Option “Absätze nicht trennen”.
Bei Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, wäre es praktisch, wiederholte sich die erste Zeile mit den Überschriften. Klicken Sie dazu in die erste Zeile der Tabelle und wählen Sie Menü TABELLE/ÜBERSCHRIFTENZEILEN WIEDERHOLEN. Wenn Sie in der Tabelle manuelle Seitenwechsel einsetzen oder die Tabelle teilen, funktioniert die Wiederholung der Überschriftenzeilen leider nicht mehr. Achtung: Tabellen, die von Text umflossen werden (siehe oben), sollten nicht auf einen Seitenwechsel zu liegen kommen.
Wie setzt man Tabulatoren in Tabellen? Antwort: Wenn Sie nur die Tabulatortaste drücken, springt die Einfügemarke in die nächste Zelle. Halten Sie gleichzeitig die Ctrl-Taste und drücken die Tabulatortaste, wird ein Tabstoppzeichen eingefügt.
Wie füge ich vor meiner Tabelle normalen Text ein? Antwort: Klicken Sie in die erste Zelle der Tabelle und drücken Sie die Enter-Taste.
Obwohl ich die ganze Tabelle markiert habe, sind verschiedene Befehle im Tabellenmenü (z. B. Tabelleneigenschaften) deaktiviert. Antwort: Vermutlich ist zusätzlich zur Tabelle auch noch eine normale Textzeile markiert.
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Tastaturbefehle für Tabellen
In Word-Tabellen können Sie sogar Berechnungen vornehmen – allerdings ist dies zugegebenermaßen weitaus weniger komfortabel als in Excel.
Für Word-Enthusiasten und technisch Interessierte sei es hier trotzdem kurz erklärt: Klicken Sie in die Zelle, in der das Resultat Ihrer Berechnung eingefügt werden soll. Wählen Sie Menü TABELLE/FORMEL und klicken Sie im Feld FUNKTION EINFÜGEN auf die gewünschte Funktion, z.B. auf SUM, um die Summe aller Zahlen einer Spalte zu bilden. Geben Sie im Formelfeld die Zellverweise ein. “A1” entspricht dabei der ersten Zelle der Tabelle, “A2” der zweiten Zelle der ersten Spalte etc. Die Formel “SUM(A1, A2, B1, B2)” bildet also die Summe der ersten vier Zellen einer Tabelle. Um die Summe einer ganzen Zeile oder Spalte zu bilden, können Sie als Zellbezug auch die Begriffe “Über”, “Unter”, “Links” oder “Rechts” verwenden. Beispiel: Mit der Formel “AVERAGE(Links)” berechnet Word den Mittelwert aller Zellen links der Formel. Wenn Sie Ihre Tabellen mit Textmarken versehen, können Sie sogar Zellverweise zwischen verschiedenen Tabellen herstellen.
Die Resultate werden nicht laufend aktualisiert. Um eine Formel erneut zu berechnen, müssen Sie diese aktualisieren. Markieren Sie dazu das ganze Dokument und drücken Sie die Taste F9.
Zu umständlich? Da haben Sie Recht. In der Praxis brauchbar ist wohl einzig die Funktion “Autosumme”. Platzieren Sie die Einfügemarke in der letzten Zelle einer Spalte oder einer Zeile und klicken Sie auf AUTOSUMME in der Symbolleiste “Tabellen und Rahmen” (Screen 2 L). Word fügt automatisch die Summe der ganzen Zeile bzw. Spalte ein.
Vertikaler Text Wenn Sie in Word normalen Fliesstext schreiben, können Sie diesen nicht vertikal (um 90 Grad gedreht) setzen. Mit folgendem Trick geht’s trotzdem: Erstellen Sie eine Tabelle mit nur einer Zelle und blenden Sie die Rahmenlinien aus. Schreiben Sie den gewünschten Text hinein und wählen Sie im Menü FORMAT/TEXTRICHTUNG die gewünschte Schreibrichtung aus. Statt einer Tabelle können Sie auch Positionsrahmen oder Textfelder verwenden.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp .