Wann transport in jva wenn gerichtsverhandlung ansteht

Vollzugsgeschäftsordnung Nordrhein-Westfalen (VGO NRW)

AV d. JM v. 7. Dezember 2017 (1464 - IV. 1)
- JMBl. NRW S. 323 -
in der Fassung vom 15. Juni 2021
- JMBl. NRW S. 235 -

Historie

Inhaltsübersicht

Erster Teil Allgemeine Bestimmungen

1 Anwendungsbereich

2 Begriffsbestimmungen

3 Erledigung der Verwaltungsgeschäfte

4 Auskünfte und Überlassung von (Akten mit) personenbezogenen Daten an öffentliche und nicht-öffentliche Stellen

5 Geschäftsbehandlung

6 Fristen und Termine

Zweiter Teil Aufnahmeverfahren

Erster Abschnitt - Ablauf des Aufnahmeverfahrens

7 Grundsätze der Aufnahme

8 Anlagen zum Aufnahmeersuchen bei (Ersatz-)Freiheitsstrafe, Jugendstrafe und Sicherungsverwahrung

9 Vorläufige Aufnahme

10 Verlegung bei Unzuständigkeit

11 Soforthilfe

12 Aufnahmeverhandlung, Personal- und Vollstreckungsblatt

13 Aufnahmeverfügung

14 Unterrichtung der Gefangenen

15 Erkennungsdienstliche Maßnahmen

16 Berechnung der Strafzeit

17 Zugangsgespräch/Aufnahmegespräch

18 Beiziehen von Gefangenenpersonalakten

Zweiter Abschnitt – Mitteilungen

19 Mitteilung bei Verlegung wegen Unzuständigkeit

20 Unterrichtung des medizinischen Dienstes

21 Belehrung, Unterrichtung ausländischer konsularischer Vertretungen

22 Mitteilung der Aufnahme an die Einweisungsbehörde und die neue Vollstreckungsleitung 

23 Mitteilung der Aufnahme an die Polizei, die Ausländerbehörde, das Jugendamt und die Personensorgeberechtigten

24 Mitteilung der Aufnahme an die Meldebehörde

25 Bezug von Sozialleistungen

26 Mitteilung der Aufnahme an die Opfer

Dritter Abschnitt – Besonderheiten

27 Abwendung des Vollzugs der Ersatzfreiheitstrafe durch Tilgung der Geldstrafe

28 Untersuchungshaft, vorläufige Unterbringung und Sicherungshaft

29 Einstweilige Unterbringung nach § 126a Strafprozessordnung

30 Auslieferungshaft, Durchlieferungshaft

31 Zivilhaft

32 Mehrere Freiheitsentziehungen

33 Überstellung, Durchgangshaft

Dritter Teil Verwaltungsgeschäfte im Laufe des Vollzuges

34 Korrektur unrichtig gewordener Daten

35 Besuche

36 Ein- und ausgehende Schreiben

37 Rück- und Nachsenden von Post

38 Überhaft

39 Vorführung oder Ausführung zu einem Gerichtstermin, Ausantwortung

40 Überstellung

41 Verlegung

42 Verbringen in ein Krankenhaus außerhalb des Vollzuges

43 Urlaub, Langzeitausgang, Ausgang, befristete Unterbrechung, Freigang

44 Entweichung, sonstiger unberechtigter Aufenthalt außerhalb der Anstalt

45 Mitteilungen über die Unterbringung im offenen Vollzug

46 Mitteilungen bei Geburten

47 Mitteilungen bei Todesfällen und schweren Krankheitsfällen

Vierter Teil Entlassung

48 Grundsatz

49 Vorbereitung der Entlassung

50 Durchführung der Entlassung

51 Mitteilung der Entlassung

Fünfter Teil Gefangenen- und Untergebrachtenpersonalakten

52 Führung und Bestandteile der Gefangenen- und der Untergebrachtenpersonalakte 

53 Fortführung und Verbleib der Gefangenenpersonalakten

Sechster Teil Elektronische Erfassung personenbezogener Gefangenendaten

54 Übersicht

55 Personalstammdaten Gefangener

56 Veränderungen im Bestand

57 Frühbericht

Siebter Teil Justizvollzugsstatistik

58 Aufbau und Umfang

59 Tabelle StV 1 (Monatsstatistik)

60 Übersicht Gefangenendaten, Tabellen StV 2 bis StV 5 (Stichtagserhebung)

61 Tabellen StV 6 bis StV 12 (Jahresstatistik)

Achter Teil Aufenthalt auf freiwilliger Grundlage

62 Aufnahme oder Verbleib auf freiwilliger Grundlage

Neunter Teil Schlussvorschriften

63 In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Erster Teil
Allgemeine Bestimmungen

1
Anwendungsbereich 

(1) Die Vollzugsgeschäftsordnung bestimmt Umfang und Inhalt der Verwaltungsgeschäfte in Anstalten, soweit sie sich auf die Gefangenen unmittelbar beziehen und nicht in anderen Vorschriften geregelt sind.

(2) Entsprechendes gilt für Verwaltungsgeschäfte, die Untergebrachte in Einrichtungen der Sicherungsverwahrung betreffen, sofern nicht spezielles Landesrecht oder das Wesen der Sicherungsverwahrung entgegenstehen.

2
Begriffsbestimmungen

Der Vollzugsgeschäftsordnung liegt folgender Sprachgebrauch zugrunde: 

Abgang ist, wer

1. die Anstalt verlässt und nicht vor Ablauf des Tages zurückkehrt,

2. eine Freiheitsentziehung beendet, jedoch zu weiterer Freiheitsentziehung in der Anstalt – auch nur vorübergehend – verbleibt (Übertritt).

Anstalten sind Justizvollzugsanstalten, Jugendstrafanstalten und Einrichtungen der Sicherungsverwahrung. 

Aufnahme ist erfolgt mit der Unterzeichnung der Aufnahmeverfügung. Sie ist Erstaufnahme, wenn die Person sich zuvor in Freiheit oder in einem Gewahrsam außerhalb der Justizverwaltung befunden hat. 

Ausantwortung ist das befristete Überlassen von Gefangenen in den Gewahrsam einer anderen Behörde, die ihrerseits befugt ist, die ausgeantwortete Person in amtlichem Gewahrsam zu halten. 

Ausgang ist das Verlassen der Anstalt für eine bestimmte Tageszeit. 

Austritt ist das endgültige Verlassen der Anstalt, in der die Gefangenen sich befinden. 

Buchungskreis ist ein statistisches Steuerungselement, das die Möglichkeit eröffnet, den Gefangenenbestand nach bestimmten Kriterien zu differenzieren. 

Durchgangshaft ist die vorübergehende Unterbringung von auf Transport befindlichen Gefangenen in einer Anstalt zum Zwecke des Weitertransports in eine andere Anstalt. 

Einweisungsbehörde ist bei

a)    Freiheitsstrafe (auch Ersatzfreiheitsstrafe), Strafarrest und Sicherungsverwahrung die
       Vollstreckungsbehörde,

b)    Jugendstrafe die Vollstreckungsleiterin oder der Vollstreckungsleiter,

c)    Untersuchungshaft das Gericht,

d)    vorläufiger Unterbringung nach § 275a Absatz 6 Strafprozessordnung das Gericht,

e)    Sicherungshaft gemäß § 453c StPO Strafprozessordnung das Gericht,

f)     einstweiliger Unterbringung nach § 126a Strafprozessordnung das Gericht,

g)    Auslieferungshaft und Durchlieferungshaft das Gericht oder die Generalstaatsanwaltschaft,

h)    Erzwingungshaft die Vollstreckungsbehörde,

i)     Ordnungs- und Zwangshaft in Straf- und Bußgeldsachen das Gericht, wenn es die Vollstreckung
       unmittelbar veranlasst, oder die Staatsanwaltschaft als ersuchte Behörde,

j)     gerichtlich angeordneter Ordnungs- und Zwangshaft - außer in Straf- und Bußgeldsachen - sowie
       Sicherungshaft nach §§ 918, 933 Zivilprozessordnung und Haft nach § 98 Absatz 2 
       Insolvenzordnung das Gericht.

Entlassung ist die förmliche Verfügung der Beendigung einer Freiheitsentziehung. 

Entweichung ist die Selbstbefreiung und die Befreiung durch Dritte aus dem Gewahrsam der Anstalt. Eine Nichtrückkehr vom Freigang, Ausgang, Urlaub, Langzeitausgang und aus einer Strafunterbrechung sowie die Befreiung oder Selbstbefreiung aus dem tatsächlichen Gewahrsam der Gerichte, der Polizei oder anderer Behörden, an die Gefangene ausgeantwortet sind, gelten nicht als Entweichung. 

Erstaufnahme siehe Aufnahme 

Gefangene sind alle Personen, die sich im amtlichen Gewahrsam einer Anstalt befinden. Keine Gefangene sind Personen, die nach Nummer 62 auf freiwilliger Grundlage in der Anstalt aufgenommen werden oder dort über den Entlassungszeitpunkt hinaus verbleiben. 

Gesamtvollzugsdauer siehe Vollzugsdauer 

Langzeitausgang ist das Verlassen der Anstalt für mehr als einen Tag. 

Nichtrückkehr liegt vor, wenn Gefangene bis zum Ablauf des Tages, der auf das Ende des unbeaufsichtigten Aufenthalts außerhalb der Anstalt folgt, nicht zurückkehren oder vor diesem Zeitpunkt festgenommen werden. Als Beaufsichtigung gilt nur die Aufsicht durch Justizvollzugsbedienstete. 

Überhaft ist die Vormerkung einer Freiheitsentziehung, die sich an den laufenden Vollzug anschließen soll. 

Überstellung ist die befristete Überführung von Gefangenen in eine andere Anstalt. 

Übertritt liegt vor, wenn eine Freiheitsentziehung beendet ist, jedoch im Anschluss daran eine weitere Freiheitsentziehung in der Anstalt - auch nur vorübergehend - vollzogen wird. 

Untergebrachte sind alle Personen, die sich im amtlichen Gewahrsam einer Einrichtung zum Vollzug der Sicherungsverwahrung befinden. 

Verlegung ist die unbefristete Überführung von Gefangenen in eine andere Anstalt. 

Vollzugsdauer ist die Zeit, die Gefangene gemäß der Strafzeitberechnung im Vollzug der aktuell vollstreckten Freiheitsstrafe zuzubringen haben. Gesamtvollzugsdauer ist die Summe aller unmittelbar aneinander anschließenden Zeiten (einschl. Untersuchungshaft), die Gefangene im Vollzug zugebracht haben und bis zum Strafende nach der Strafzeitberechnung noch zuzubringen haben. 

Vollzugsöffnende Maßnahmen sind namentlich Aufenthalte außerhalb der Anstalt, beispielsweise Ausführung, Begleitausgang, Ausgang, Langzeitausgang, und Freigang.

Vollzugsuntauglichkeit liegt vor, wenn Gefangene aus körperlichen oder geistigen Gründen so erkrankt sind, dass sie
a)    weder in einer Anstalt,
b)    noch in einem Anstaltskrankenhaus,
c)    noch durch eine vorübergehende Verbringung in ein Krankenhaus außerhalb des Vollzuges,
d)    noch durch eine ambulante Behandlung außerhalb des Vollzuges

in der erforderlichen Weise behandelt werden können. 

Vorübergehende Abwesenheit ist jeder Zeitraum, während dessen Gefangene sich nicht im umwehrten Anstaltsbereich befinden. 

Zivilhaft ist der Vollzug einer gerichtlich angeordneten Ordnungs-, Zwangs- und Erzwingungshaft sowie Sicherungshaft nach §§ 918, 933 Zivilprozessordnung und Haft nach § 98 Absatz 2 Insolvenzordnung.

Zugang ist, wer

a)    sich zum Vollzug stellt,

b)    zugeführt wird,

c)    nach vorübergehender Abwesenheit, jedoch nicht vor Ablauf des Tages zurückkehrt,

d)    im Anschluss an eine Freiheitsentziehung zu weiterer Freiheitsentziehung in der Anstalt - auch nur vorübergehend - verbleibt (Übertritt),

e)    überstellt wird und nicht vor Ablauf des Tages die Anstalt verlässt.

3
Erledigung der Verwaltungsgeschäfte 

(1) Die Verwaltungsgeschäfte sind grundsätzlich im IT-Fachverfahren des web-basierten Buchhaltungs- und Abrechnungssystems im Strafvollzug (BASIS-Web) zu erledigen. 

(2) Beim Einsatz von automatisierten Verfahren kann systembedingt von dieser Verwaltungsvorschrift abgewichen werden. Gleiches gilt, wenn Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Regelungen auf elektronischem Wege mit öffentlichen Stellen ausgetauscht werden. 

(3) Soweit Schriftstücke mit einem Dienstsiegel zu versehen sind, kann dieses maschinell aufgedruckt werden. Bei Mitteilungen, die im automatisierten Verfahren erstellt werden, kann auf die Unterschrift und das Dienstsiegel verzichtet werden. 

4
Auskünfte und Überlassung von (Akten mit) personenbezogenen Daten an öffentliche und nicht-öffentliche Stellen

Die Erteilung von Auskünften über Gefangene an öffentliche und nicht-öffentliche Stellen sowie die Überlassung von Akten (auch in elektronischer Form) mit personenbezogenen Daten erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz. 

5
Geschäftsbehandlung

(1) Schriftstücke und Aktenvermerke dürfen nur aufgrund einer Sachverfügung, die mit Tagesangabe und leserlicher Signatur zu versehen ist, zu den Gefangenenpersonalakten genommen werden. Änderungen sind mit leserlicher Signatur unter Angabe des Datums der Änderung zu bescheinigen. Für Eingaben in automatisierte Dateien, die zu den elektronisch geführten Bestandteilen der Gefangenenpersonalakte gehören, gilt Entsprechendes. 

(2) Von ausgehenden Schreiben ist ein Doppel mit einer Sachverfügung zu den Akten zu nehmen. Bei Verwendung eines Formulars genügt eine Sachverfügung, die die Bezeichnung des Formulars und des Empfängers der Mitteilung enthält; Zusätze sind inhaltlich wiederzugeben. 

(3) Sofern Schriftstücke von Gefangenen zu unterschreiben sind und diese die Unterschrift verweigern oder nicht leisten können, ist hierüber unter Angabe der Gründe ein Vermerk auf den Schriftstücken anzubringen. 

(4) Im Schriftverkehr mit Angehörigen von Gefangenen, entlassenen Gefangenen und deren Angehörigen sind Briefumschläge zu verwenden, die die Anstalt nicht als Absender erkennen lassen. 

6
Fristen und Termine 

Strafzeitabhängige Termine und strafzeitabhängige Fristen werden automatisch erzeugt. Sofern Termine und Fristen nicht automatisiert erzeugt werden, sind sie von den zuständigen Stellen zu erfassen. Fristen und Termine sind zu überwachen.

Zweiter Teil
Aufnahmeverfahren 

Erster Abschnitt - Ablauf des Aufnahmeverfahrens

7
Grundsätze der Aufnahme

(1) Das Aufnahmeverfahren beginnt mit der Ingewahrsamnahme der betroffenen Person in der Anstalt (vorläufige Aufnahme). Es endet mit der Unterzeichnung der Aufnahmeverfügung gemäß Nummer 13 (Aufnahme). 

(2) Bereits zu Beginn des Aufnahmeverfahrens ist die Personengleichheit von Selbststellern oder Zugeführten mit der Person, die nach den Unterlagen aufgenommen werden soll, anhand von Ausweisen oder auf andere geeignete Weise und durch Abgleich der Fingerabdruckdaten unter den Voraussetzungen von Nr. 15 festzustellen. Ergibt sich, dass sich anstatt der aufzunehmenden Person eine andere gestellt hat oder zugeführt worden ist, so ist die Einweisungsbehörde, bei einer vorläufig festgenommenen Person oder aufgrund eines Haftbefehls oder einer Ausschreibung zur Festnahme ergriffenen Person das Gericht oder die Polizei unverzüglich zu benachrichtigen. Die Anstaltsleitung ist unverzüglich zu unterrichten. 

(3) Urkundliche Grundlage für die Aufnahme zum Vollzug einer jeden Freiheitsentziehung ist - mit Ausnahme des in Nummer 9 Absatz 1 Buchstabe d geregelten Falls - das Aufnahmeersuchen der Einweisungsbehörde. Es ist jede Person aufzunehmen, für die ein Aufnahmeersuchen vorliegt. 

(4) Eine Vollzugsuntauglichkeit steht der Aufnahme nicht entgegen. Die Entscheidung der Einweisungsbehörde ist unverzüglich herbeizuführen. Dabei ist die Stellungnahme der von der Anstalt hinzugezogenen Ärztinnen oder Ärzte mitzuteilen. 

8
Anlagen zum Aufnahmeersuchen bei (Ersatz-)Freiheitsstrafe, Jugendstrafe und Sicherungsverwahrung

(1) Dem Aufnahmeersuchen sollen als Anlagen beigefügt sein (§§ 31, 53 Absatz 2 Nummer 1 Strafvollstreckungsordnung):
a)
eine vollständige Abschrift der zu vollstreckenden Entscheidung mit Ausnahme solcher Teile, die geheimhaltungsbedürftig sind;

b)
ein Auszug aus dem Bundeszentralregister, der möglichst nicht älter als sechs Monate ist,

c)
eine Abschrift des Gutachtens über den körperlichen oder geistigen Zustand der verurteilten Person.

Fehlende Unterlagen sind unverzüglich von den zuständigen Stellen anzufordern. 

(2) Läuft die im Aufnahmeersuchen angegebene Frist ab, ohne dass sich die verurteilte Person zum Strafantritt stellt, so ist die Einweisungsbehörde alsbald zu verständigen. Hat die verurteilte Person die Strafe einen Monat nach Ablauf der im Aufnahmeersuchen angegebenen Frist noch nicht angetreten, so ist das Aufnahmeersuchen der Einweisungsbehörde mit einem entsprechenden Vermerk zurückzusenden. 

9
Vorläufige Aufnahme

(1) Ohne Aufnahmeersuchen ist vorläufig aufzunehmen,
a)
wer sich unter Vorzeigen einer auf die Anstalt lautenden Ladung selbst stellt; die Ladung ist zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen;
b)
wer der Anstalt unter Übergabe der für den Einzelfall vorgeschriebenen Unterlagen zugeführt wird;
c)
eine vorläufig festgenommene Person, wenn eine schriftliche Verfügung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft vorliegt; in Ausnahmefällen genügt eine von der Polizeidienststelle ausgestellte und unterschriebene Einlieferungsanzeige; die Anstaltsleitung ist unverzüglich zu unterrichten; es ist sicherzustellen, dass die ergriffene Person unverzüglich, spätestens am Tage nach der Ergreifung, dem Gericht vorgeführt wird;
d)
wer zum Vollzug von Zivilhaft zugeführt wird, wenn eine Ausfertigung des Haftbefehls vorliegt.

(2) Ohne Aufnahmeersuchen darf vorläufig aufgenommen werden,
a)
wer sich unter Vorzeigen einer auf eine andere Anstalt lautenden Ladung selbst stellt; die Ladung ist zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen;
b)
wer sich selbst stellt, ohne eine Ladung vorweisen zu können, wenn durch sofortige fernmündliche Rückfrage bei der zuständigen Behörde festgestellt werden kann, dass die sich selbst stellende Person dem Vollzug zuzuführen ist;
c)
wer aufgrund eines Haftbefehls, eines Unterbringungsbefehls oder einer Ausschreibung zur Festnahme ergriffen worden ist, wenn die einliefernde Polizeidienststelle im Ausnahmefall im Wege der Amtshilfe den Grund der Festnahme schriftlich darlegt. Die Anstaltsleitung ist unverzüglich zu verständigen; es ist – mit Ausnahme für den Vollstreckungshaftbefehl nach § 457 Absatz 2 Strafprozessordnung - sicherzustellen, dass die ergriffene Person unverzüglich, spätestens am Tage nach der Ergreifung, dem Gericht vorgeführt wird. 

(3) Auf die vorläufige Aufnahme sind die Vorschriften für die Aufnahme nur anwendbar, wenn dies in dieser Geschäftsordnung ausdrücklich bestimmt ist. 

10
Verlegung bei Unzuständigkeit

(1) Ist die Anstalt nach dem Vollstreckungsplan für den Vollzug der Freiheitsentziehung nicht zuständig und ist eine unverzügliche Verlegung nicht möglich, werden die Gefangenen aufgenommen und - gegebenenfalls im Benehmen mit der Einweisungsbehörde oder der zuständigen Anstalt - alsbald in die zuständige Anstalt verlegt. 

(2) Ist die Anstalt bei Straf- und Jugendstrafgefangenen lediglich wegen der Vollzugsdauer oder des Alters der Verurteilten nicht zuständig und weicht eine dieser beiden Voraussetzungen, nach dem Tage der Aufnahme berechnet, um nicht mehr als zwei Wochen von den entsprechenden Bestimmungen des Vollstreckungsplanes ab, so kann von einer Verlegung abgesehen werden. 

11
Soforthilfe

(1) Ergibt sich bei oder nach der – auch nur vorläufigen – Aufnahme die Notwendigkeit zu Sofortmaßnahmen für hilfsbedürftige Angehörige (§ 11 Absatz 1 Nummer 1 Strafgesetzbuch), so sind die zuständigen Bediensteten hiervon in Kenntnis zu setzen. Diese benachrichtigen unverzüglich die zuständige Verwaltungsbehörde des Ortes, an dem sich die hilfsbedürftigen Angehörigen aufhalten. Die Gefangenen sind von dieser Mitteilung unverzüglich zu unterrichten. Werden der Anstalt von der Verwaltungsbehörde getroffene Maßnahmen bekannt, so sind auch diese den Gefangenen unverzüglich mitzuteilen. 

(2) Ist Habe von Gefangenen außerhalb der Anstalt sicherzustellen, sind die zuständigen Bediensteten hiervon zu unterrichten. 

(3) Bringen Gefangene ein Kind mit, dessen Unterbringung grundsätzlich in der Anstalt zulässig und möglich ist, so ist unverzüglich das Jugendamt hierzu zu hören und gegebenenfalls die Zustimmung der oder des Aufenthaltsbestimmungsberechtigten einzuholen. Ist die Unterbringung des Kindes in der Anstalt nicht zulässig oder nicht möglich, ist das zuständige Jugendamt am Sitz der Anstalt aufzufordern, sich des Kindes anzunehmen. 

(4) Kann ein noch nicht schulpflichtiges Kind einer Gefangenen in einer Mutter-Kind-Abteilung einer Anstalt nach Zustimmung der aufenthaltsbestimmungsberechtigten Person aufgenommen werden, ist vor der Aufnahme das Jugendamt zu hören und die Gefangene über die Kostentragungspflicht der zum Unterhalt verpflichteten Person zu unterrichten. 

12
Aufnahmeverhandlung, Personal- und Vollstreckungsblatt

(1) In einer Aufnahmeverhandlung sind die Voraussetzungen für die Aufnahme Gefangener zu prüfen. Es werden personenbezogene Daten der Gefangenen abgefragt, soweit deren Kenntnis zu vollzuglichen Zwecken erforderlich ist. 

(2) Gefangene sind darauf hinzuweisen, dass die Aufnahme in einer öffentlichen Urkunde festgestellt wird und dass sie sich einer strafrechtlichen Verfolgung aussetzen, wenn sie zur Täuschung im Rechtsverkehr unrichtige Angaben über ihre Person machen. 

(3) Über die Aufnahmeverhandlung ist eine Niederschrift anzufertigen. 

(4) Die über Gefangene erhobenen Daten werden im Personal- und Vollstreckungsblatt festgehalten. Nach Eingang der Auskunft aus dem Bundeszentralregister ist die Zahl der Vorstrafen bzw. früheren Maßregeln zu überprüfen und gegebenenfalls zu berichtigen. 

(5) Wird eine Strafe mit einer Vollzugsdauer von mehr als sechs Monaten in einer für den Aufenthaltsort zuständigen Anstalt vollzogen, so ist die verurteilte Person bei der Aufnahmeverhandlung darüber zu belehren, dass sie binnen zwei Wochen nach der Aufnahmeverhandlung ihre Verlegung in die für den Wohnort zuständige Anstalt beantragen kann. Entsprechendes gilt, wenn eine solche Strafe im Anschluss oder in Unterbrechung der Untersuchungshaft vollzogen wird.

Die Anstalt weist sie bei der Aufnahmeverhandlung oder bei entsprechender Kenntnisnahme auf die Möglichkeit der Verlegung in die für den Wohnort zuständige Anstalt hin und gibt der Anstalt des anderen Landes, in welche die verurteilte Person verlegt werden soll, zur Prüfung die die örtliche Zuständigkeit der Anstalt begründenden Umstände an und dokumentiert, wie der Wohnort der verurteilten Person festgestellt wurde. 

(6) Bei Gefangenen, die aus dem Ausland zum Zwecke der Strafverfolgung oder der Strafvollstreckung nach Deutschland ausgeliefert worden sind, ist der Vermerk "Festnahme im Ausland, Grundsatz der Spezialität beachten" zu den Gefangenendaten zu speichern (vgl. Nummer 100 Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in Strafsachen). 

13
Aufnahmeverfügung
Die Aufnahme von Gefangenen ist schriftlich zu verfügen. Die Aufnahmeverfügung wirkt unabhängig davon, wann sie ergeht, auf den Zeitpunkt der Ingewahrsamnahme in der Anstalt zurück.

14
Unterrichtung der Gefangenen
Bei der Erstaufnahme sind Gefangene zu unterrichten bzw. zu belehren über
a)
die Auswirkungen der Freiheitsentziehung auf die Sozialversicherung und die Arbeitslosenversicherung,
b)
die Erhebung und den Schutz personenbezogener Daten sowie die bestehenden Offenbarungspflichten und Offenbarungsbefugnisse der Berufsgeheimnisträgerinnen und Berufsgeheimnisträger nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz,
c)
die Voraussetzungen für die Heranziehung zu Haftkostenbeiträgen und Haftkosten sowie deren Höhe
d)
die Möglichkeit des Auslesens von Datenspeichern.

15
Erkennungsdienstliche Maßnahmen

(1) Bei der Erstaufnahme - gegebenenfalls bei vorläufiger Aufnahme - einer Person zum Vollzug einer Freiheitsentziehung sind mit Kenntnis der Gefangenen die folgenden erkennungsdienstlichen Maßnahmen durchzuführen:
            a) Aufnahme von Lichtbildern,
            b) Feststellung äußerlicher körperlicher Merkmale,
            c) Messungen,
            d) Erfassung biometrischer Merkmale von Fingern, Händen und Gesicht.

(2) Der Tag der Lichtbildaufnahme nach Absatz 1 Buchstabe a ist zu vermerken. Die Lichtbilder sind nach Ablauf von jeweils drei Jahren zu erneuern. Neue Lichtbilder sind auch dann anzufertigen, wenn das Aussehen der Gefangenen sich entscheidend verändert hat. In diesen Fällen beginnt die Frist nach Satz 2 von Neuem. Früher angefertigte Lichtbilder sind aufzubewahren. 

(3) Mit der Beschreibung der Person nach Absatz 1 Buchstabe b sind Bedienstete des Krankenpflegedienstes oder andere geeignete Bedienstete zu beauftragen. Die Personenbeschreibung ist zu ergänzen, wenn sich äußerliche körperliche Merkmale entscheidend verändert haben oder neue hinzugekommen sind. 

(4) Zur Erfassung biometrischer Merkmale der Finger nach Absatz 1 Buchstabe d sind Abdrücke von allen Fingern zu nehmen. Die Fingerabdruckdaten werden mittels eines Fingerabdruckscanners in der Anstalt abgelesen. Das Ablesen der Finderabdruckdaten ist solange zu wiederholen, bis zu allen Fingern ein korrektes Abbild vorliegt und eine Speicherung möglich ist. Von dem Ablesen eines Fingerabdruckes wird nur dann abgesehen, soweit das Ablesen aus tatsächlichen Gründen ausgeschlossen ist. Im Anschluss an das Ablesen und Speichern der Fingerabdruckdaten erfolgt die Identitätsfeststellung durch Datenabgleich nach Maßgabe des § 4 Absatz 4 Vollzugdatenverarbeitungsverordnung. 

(5) Angefertigte Lichtbilder sind zu der Gefangenenpersonalakte zu nehmen und können in personenbezogenen Dateien gespeichert werden. Die Fingerabdruckdaten sind vollständig und unversehrt elektronisch in BASIS-Web zu speichern. Die übrigen erkennungsdienstlichen Unterlagen sind zu der Gefangenenpersonalakte zu nehmen oder in Form von Dateien zu speichern. 

(6) Gefangene sind darüber zu belehren, dass sie nach der Entlassung aus dem Vollzug verlangen können, dass die gewonnenen erkennungsdienstlichen Unterlagen und Daten mit Ausnahme der zu den Gefangenenpersonalakten genommenen oder elektronisch gespeicherten Lichtbilder, der Fingerabdruckdaten und der Beschreibung von körperlichen Merkmalen vernichtet oder gelöscht werden, sobald die Vollstreckung der richterlichen Entscheidung, die dem Vollzug zugrunde gelegen hat, abgeschlossen ist. 
(7) Bei der Vollstreckung von Zivilhaft oder Strafarrest gelten die vorstehenden Absätze mit folgender Maßgabe entsprechend:
a)
Es werden keine biometrischen Daten des Gesichts gemäß Absatz 1 Buchstabe b erhoben.
b)
Die nach Absatz 1 erhobenen Daten dürfen nur zu den in § 87 Absatz 2 und § 180 Absatz 2 Nummer 4 Strafvollzugsgesetz genannten Zwecken verarbeitet und genutzt werden; ein Datenabgleich zum Zweck der Identitätsfeststellung gemäß Absatz 4 Satz 4 findet nicht statt.
c)
Gefangene sind gemäß Absatz 6 auch darüber zu belehren, dass Fingerabdruckdaten zu dem genannten Zeitpunkt vernichtet oder gelöscht werden, wenn sie dies verlangen.

16
Berechnung der Strafzeit

(1) Die vorläufige Berechnung der Strafzeit obliegt den hierzu bestimmten Bediensteten. Für die vorläufige Berechnung gelten die einschlägigen Vorschriften der Strafvollstreckungsordnung. Zur Berechnung der Strafzeit gehört auch die Errechnung des Zeitpunktes, zu dem die Vollstreckung des Strafrestes zur Bewährung ausgesetzt werden kann, und zwar

a)
bei zeitigen Freiheitsstrafen von mehr als 2 Monaten der Zeitpunkt nach § 57 Absatz 1 Strafgesetzbuch,
b)
bei zeitigen Freiheitsstrafen von mehr als 9 Monaten der Zeitpunkt nach § 57 Absatz 2 Strafgesetzbuch,
c)
bei lebenslangen Freiheitsstrafen der Zeitpunkt nach § 57a Absatz 1 Strafgesetzbuch,
d)
bei einer Jugendstrafe von mehr als einem Jahr der Zeitpunkt nach § 88 Absatz 2 Satz 2 Jugendgerichtsgesetz.

§ 36 Absatz 1 Strafvollstreckungsordnung bleibt unberührt.

(2) Den Gefangenen ist die vorläufige Berechnung der Strafzeit bei der Aufnahmeverhandlung oder später gegen Unterschrift bekannt zu geben. Ihnen ist zu eröffnen, dass die Vollstreckungsbehörde für die endgültige Berechnung der Strafzeit zuständig ist und sie über Abweichungen der endgültigen von der vorläufigen Strafzeitberechnung unterrichtet werden. Jede Änderung der Strafzeitberechnung ist den Gefangenen gegen Unterschrift mitzuteilen. 

(3) Die Gefangenen sind darauf hinzuweisen, dass sie die Strafzeitberechnung nach § 458 Strafprozessordnung gerichtlich überprüfen lassen können.
(4) Die beiden Stücke des Aufnahmeersuchens sind hinsichtlich der Strafzeitberechnung zu ergänzen. 

(5) Umstände, die zu einer Änderung der Strafzeitberechnung führen könnten, sind der Vollstreckungsbehörde mitzuteilen.
 

17
Zugangsgespräch/Aufnahmegespräch

Zur Durchführung des Zugangsgesprächs/Aufnahmegesprächs sind die Anstaltsleitung oder die von ihr bestimmten Bediensteten über jede Erstaufnahme und über jede sich an eine Verlegung anschließende Aufnahme alsbald zu unterrichten. Das Ergebnis des Gesprächs ist in der Gefangenenpersonalakte zu vermerken. 

18
Beiziehen von Gefangenenpersonalakten

(1) Alsbald nach der Aufnahme kann die über die zuletzt vollzogene Freiheitsentziehung geführte Gefangenenpersonalakte beigezogen werden. Die Entscheidung nach Satz 1 ist zu dokumentieren. 

(2) Bei Gefangenen mit angeordneter oder vorbehaltener Sicherungsverwahrung sind alle Gefangenenpersonalakten über den Vollzug einer Freiheitsentziehung beizuziehen. 

(3) Ergibt sich aus den beigezogenen Gefangenenpersonalakten, dass Gefangene in einem früheren Verfahren aus dem Ausland eingeliefert wurden, ist die Einweisungsbehörde entsprechend zu unterrichten. Im Eilfall sind die Informationen vorab im Wege der Telekommunikation zu übermitteln. 

(4) Die beigezogenen Akten sind zurückzugeben, sobald sie entbehrlich sind. 

(5) Bei der Sichtung der Daten aus einer beigezogenen Gefangenenpersonalakte ist das Verwertungsverbot gemäß §§ 51, 52 Bundeszentralregistergesetz zu beachten.

Zweiter Abschnitt – Mitteilungen
 

19
Mitteilung bei Verlegung wegen Unzuständigkeit
Ist die Anstalt für den Vollzug der Freiheitsentziehung unzuständig und die Verlegung in die zuständige Anstalt veranlasst, ist an die Einweisungsbehörde unverzüglich eine Mitteilung mit dem Zusatz: „Für den Vollzug der Freiheitsentziehung unzuständig! Verlegung in die zuständige Anstalt ….. ist veranlasst!“ zu übermitteln. Der Grund für die Unzuständigkeit ist mitzuteilen.
 

20
Unterrichtung des medizinischen Dienstes
Der medizinische Dienst ist über jede – auch nur vorläufige – Aufnahme unverzüglich zu unterrichten. Ergeben Erklärungen von Gefangenen oder der Augenschein einen Krankheitsverdacht, so ist der medizinische Dienst hierauf ausdrücklich hinzuweisen.

21
Belehrung, Unterrichtung ausländischer konsularischer Vertretungen 

(1) Ausländische Gefangene, die sich zum Antritt einer Freiheitsentziehung selbst stellen, oder nach Festnahme zugeführt werden oder aus Untersuchungshaft in Strafhaft übertreten, sind bei der – auch vorläufigen – Aufnahme bzw. beim Übertritt darüber zu belehren, dass sie die Unterrichtung ihrer konsularischen Vertretung verlangen können. Verlangen sie dies, so hat die entsprechende Unterrichtung unverzüglich zu erfolgen (Artikel 36 Absatz 1 Buchstabe b Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen). 

(2) Sind Gefangene Angehörige eines Staates, bei dem die Unterrichtung auch ohne oder gegen ihren Willen zu erfolgen hat (Nummer 135 Absatz 2 Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten), sind sie auch hierüber zu belehren und die Unterrichtung ist in jedem Fall unverzüglich vorzunehmen. 

22
Mitteilung der Aufnahme an die Einweisungsbehörde und die neue Vollstreckungsleitung 

(1) Die Aufnahme von Gefangenen ist der Einweisungsbehörde nach Maßgabe der Absätze 2 bis 4 mitzuteilen.

Sofern ein Aufnahmeersuchen nicht vorliegt und die Anstalt zuständig ist, ist die vorläufige Aufnahme der Einweisungsbehörde mit dem Vermerk „Aufnahmeersuchen dringend erbeten!“ - unabhängig von der Regelung in den Absätzen 2 bis 4 - mitzuteilen. 

(2) Ist die Anstalt für den Vollzug der Freiheitsentziehung zuständig, so erfolgt die Mitteilung durch Rücksendung eines der beiden Stücke des ergänzten Aufnahmeersuchens (Nummer 16 Absatz 4). Dabei ist eine Strafzeitberechnung und ggf. eine Bescheinigung über die Aushändigung einer Ausfertigung oder beglaubigten Abschrift eines öffentlich zugestellten Beschlusses über:

a)
den Widerruf der Strafaussetzung,
b)
den Widerruf der Aussetzung des Strafrestes,
c)
den Widerruf der Aussetzung der Unterbringung,
d)
den Widerruf des Straferlasses oder
e)
die nach § 67c Absatz 2 Strafgesetzbuch angeordnete Vollstreckung der Unterbringung

beizufügen.

(3) Die Aufnahme von Jugendstrafgefangenen ist unter Beifügung eines der beiden Stücke des ergänzten Aufnahmeersuchens mitzuteilen
a) der Einweisungsbehörde und

b) nach Übergang der Vollstreckung nach § 85 Absatz 2 oder 3 Jugendgerichtsgesetz der neuen Vollstreckungsleitung. Nach Übergang der Vollstreckung ist die neue Vollstreckungsleitung Einweisungsbehörde im Sinne dieser Geschäftsordnung.

Der Mitteilung zu b) sind zusätzlich zwei der mit dem Aufnahmeersuchen übersandten Urteilsabschriften beizufügen. 

(4) Der Einweisungsbehörde ist mitzuteilen, wenn Gefangene aus dem Ausland zum Zwecke der Strafverfolgung oder der Strafvollstreckung nach Deutschland ausgeliefert worden sind. 

23
Mitteilung der Aufnahme an die Polizei, die Ausländerbehörde, das Jugendamt und die Personensorgeberechtigten

Mitzuteilen sind
a)
der Polizei unter Verwendung der elektronischen Schnittstelle die Aufnahme von Gefangenen zum Vollzug einer Freiheitsentziehung mit Ausnahme des Vollzugs von Zivilhaft;
b)
der für den Sitz der Anstalt zuständigen Ausländerbehörde die Aufnahme von Ausländern zum Vollzug von Auslieferungshaft, Untersuchungshaft, Freiheitsstrafe und Jugendstrafe; dies gilt nicht bei einer sich an eine Verlegung anschließenden Aufnahme von Gefangenen, wenn der Vollzug der Freiheitsentziehung fortgesetzt wird;
c)
dem Jugendamt die Aufnahme von Gefangenen unter 21 Jahren zum Vollzug einer Freiheitsentziehung; dem Jugendamt ist auch eine Änderung der Strafzeit mitzuteilen, wenn das neue Strafende vor der Vollendung des 21. Lebensjahres liegt; bei Gefangenen im Jugendstrafvollzug, in Untersuchungshaft und in Sicherungshaft nach § 453c Strafprozessordnung ist in der Mitteilung um Übersendung eines Ermittlungsberichtes zu bitten;
d)
den Personensorgeberechtigten die Aufnahme von Minderjährigen.

24
Mitteilung der Aufnahme an die Meldebehörde

(1) Die Aufnahme von Gefangenen zum Vollzug einer Freiheitsentziehung ist innerhalb von zwei Wochen der Meldebehörde mitzuteilen, wenn die Gefangenen

a) nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet sind und der Vollzug der Freiheitsentziehung die Dauer von drei Monaten überschreitet oder

b) für eine Wohnung im Inland gemeldet sind und der Vollzug der Freiheitsentziehung die Dauer von zwölf Monaten überschreitet.

Überschreitet der Vollzug der Freiheitsentziehung bei der Aufnahme zunächst nicht die in Satz 1 genannten Fristen oder ist die Dauer der Freiheitsentziehung bei Aufnahme, wie beispielsweise beim Vollzug der Untersuchungshaft, nicht bekannt, tritt eine Mitteilungspflicht erst dann ein, wenn durch den sich anschließenden oder den fortdauernden Vollzug der Freiheitsentziehung die Dauer der in Satz 1 genannten Fristen überschritten werden; die Mitteilung hat sodann innerhalb von zwei Wochen zu erfolgen. (Fn 1)

(2) Für eine Mitteilung an die Meldebehörde ist es ausreichend, wenn der Familienname, die Vornamen, das Geburtsdatum, die letzte bekannte Anschrift der Gefangenen, die Anschrift der Justizvollzugsanstalt und das Aufnahmedatum übermittelt werden. Die in der Mitteilung an die Meldebehörde vorgesehenen Daten sind zu übermitteln, soweit sie der Anstalt bekannt sind. Zum Zwecke der Meldepflicht müssen Daten nicht gesondert erhoben werden. (Fn 1)

(3) Die Gefangenen sind über die Mitteilung an die Meldebehörde zu unterrichten. 

25
Bezug von Sozialleistungen

Erhält die Anstalt davon Kenntnis, dass Gefangene von öffentlichen Stellen Leistungen beziehen oder bei öffentlichen Stellen Leistungen beantragt haben, die für die Dauer des Vollzuges entfallen oder sich mindern, hat sie die Gefangenen aufzufordern, die Leistungsträger unverzüglich darüber zu unterrichten, dass und seit wann die Inhaftierung besteht. Die Gefangenen erhalten Gelegenheit, die Erfüllung ihrer Unterrichtungspflicht nachzuweisen. Sofern die Gefangenen die Unterrichtung der Leistungsträger nicht unverzüglich der Anstalt gegenüber nachweisen, teilt sie den Leistungsträgern die Inhaftierung sowie deren Beginn mit. Den betroffenen Gefangenen ist eine Abschrift der Mitteilung unter Hinweis auf § 60 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch - Allgemeiner Teil - (SGB I) auszuhändigen. 

26
Mitteilung der Aufnahme an die Opfer

Die Aufnahme von Strafgefangenen sowie der Übertritt von Untergebrachten ist den Opfern mitzuteilen, sofern die Opfer dies schriftlich beantragt, ein berechtigtes Interesse an dieser Mitteilung glaubhaft dargelegt und die Gefangenen kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Übermittlung haben. Die Darlegung des berechtigten Interesses wird in der Regel durch den Nachweis der Zulassung zur Nebenklage ersetzt. Satz 2 gilt nicht, wenn den Gefangenen erneut vollzugsöffnende Maßnahmen gewährt werden.
 

Dritter Abschnitt – Besonderheiten

27
Abwendung des Vollzugs der Ersatzfreiheitstrafe durch Tilgung der Geldstrafe

(1) Will die verurteilte Person den Vollzug der Ersatzfreiheitsstrafe ganz oder teilweise durch Zahlung eines Geldbetrages abwenden, ist ihr dazu unverzüglich Gelegenheit zu geben. 

(2) Wird der Anstalt auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten der Verwaltung von Dritten ein Beleg über die bereits erfolgte Zahlung der (Rest-)Geldstrafe vorgelegt und ergibt die Prüfung durch die zuständigen Diensthabenden, dass die Entlassungsvoraussetzungen auch im Übrigen vorliegen, so sind betreffende Gefangene jederzeit sofort zu entlassen. Einzahlungsbelege von Geldinstituten sind, sofern es sich nicht um offensichtliche Fälschungen handelt, grundsätzlich als ausreichender Nachweis der erfolgten Zahlung anzusehen.

28
Untersuchungshaft, vorläufige Unterbringung und Sicherungshaft

Liegt dem Aufnahmeersuchen bei Untersuchungshaft, bei vorläufiger Unterbringung und bei Sicherungshaft eine Abschrift des Haftbefehls oder des Unterbringungsbefehls nicht bei, so ist sie in der Aufnahmemitteilung (Nummer 22 Absatz 1) umgehend anzufordern.

29
Einstweilige Unterbringung nach § 126a Strafprozessordnung

(1) Die einstweilige Unterbringung (§ 126a Strafprozessordnung) in einer Anstalt ist für höchstens 24 Stunden und nur dann zulässig, wenn eine sofortige Überführung in ein zuständiges psychiatrisches Krankenhaus oder eine zuständige Entziehungsanstalt nicht möglich ist. 

(2) Ohne ein schriftliches Aufnahmeersuchen des Gerichts ist eine – auch nur vorläufige – Aufnahme unzulässig. Liegt ein Aufnahmeersuchen vor, ist diesem jedoch eine Abschrift des Unterbringungsbefehls nicht beigefügt, ist sie unverzüglich anzufordern. 

30
Auslieferungshaft, Durchlieferungshaft

Die Aufnahme zur Haft im Auslieferungs- oder Durchlieferungsverfahren setzt ein Ersuchen des Gerichts oder der Generalstaatsanwaltschaft voraus. Nummer 9 Absatz 1 Buchstabe c und Absatz 2 Buchstabe c findet entsprechende Anwendung.
 

31
Zivilhaft

Handelt es sich um die Aufnahme zur Zivilhaft, die die Vollstreckung von Erzwingungshaft nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten zum Gegenstand hat, oder um die Aufnahme zu gerichtlich erkannter Ordnungs- oder Zwangshaft, die anstelle eines uneinbringlichen Ordnungs- beziehungsweise Zwangsgeldes vollstreckt wird (§ 88 Strafvollstreckungsordnung), gilt Nummer 27 entsprechend. 

32
Mehrere Freiheitsentziehungen

(1) Schließt sich an eine Freiheitsentziehung eine Weitere an, so sind mit dem Ende des laufenden Vollzuges die Gefangenen für die neue Freiheitsentziehung aufgenommen. Es ist eine Verfügung zu treffen, die auch die Berücksichtigung der in den Absätzen 2, 3 und 5 getroffenen Regelungen dokumentiert. 

(2) Ist eine Freiheitsstrafe, Jugendstrafe oder Sicherungsverwahrung in Unterbrechung einer Untersuchungshaft zu vollziehen, so sind Gefangene mit Beginn der Strafzeit und Untergebrachte mit Beginn der Unterbringung zum Vollzug der entsprechenden Freiheitsentziehung aufgenommen; mit dem Ende der Strafzeit oder Unterbringung gelten Gefangene und Untergebrachte als wieder zur Untersuchungshaft aufgenommen. Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend. Dem Gericht, das die Untersuchungshaft verhängt hat, und der Staatsanwaltschaft, in deren Verfahren sie angeordnet wurde, ist ein Vollstreckungsblatt mit aktualisierter Strafzeitberechnung zu übersenden. 

(3) Ist Untersuchungshaft, eine Freiheitsstrafe oder eine Jugendstrafe in Unterbrechung des Vollzuges einer Freiheitsstrafe, Jugendstrafe oder Sicherungsverwahrung zu vollziehen, so ist Absatz 2 sinngemäß anzuwenden. 

(4) Nummer 7 Absatz 2 und Nummer 12 Absatz 2, 3, 5, 6 sowie Nummer 23 Buchstabe a und c sind nicht anzuwenden. 

(5) Die Gefangenen oder Untergebrachten sind jeweils von der neuen Situation gegen Unterschrift in Kenntnis zu setzen. Nummer 16 Absatz 2, Nummer 21 Absatz 2 und Nummer 38 Absatz 3 bleiben unberührt. 

33
Überstellung, Durchgangshaft

Bei Überstellungen und Durchgangshaft tritt an die Stelle des Aufnahmeersuchens der Transportschein (Nummer 8 Absatz 2 Gefangenentransportvorschrift) mit dem Personal- und Vollstreckungsblatt. Bei Überstellungen gelten von den Bestimmungen des ersten und zweiten Abschnitts des zweiten Teils nur die Nummer 12 Absatz 1 und Nummer 13, und zwar mit der Maßgabe, dass diese dann Anwendung finden, wenn absehbar ist, dass eine Rückkehr nicht am selben Tag erfolgt; bei Durchgangs­haft finden die vorgenannten Bestimmungen keine Anwendung. 

Dritter Teil
Verwaltungsgeschäfte im Laufe des Vollzuges

34
Korrektur unrichtig gewordener Daten 

Sind in den nach den Nummern 21 bis 25 übermittelten Daten von Gefangenen Änderungen eingetreten, sind auch diese mitzuteilen. 

35
Besuche

(1) Besuche sind in BASIS-Web nachzuweisen. Nach Verlegung oder Entlassung der Gefangenen ist ein Ausdruck des Nachweises zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen. 

(2) Erledigte Besuchserlaubnisse des Gerichts nach § 119 Absatz 1 Nummer 1 Strafprozessordnung sowie Einzelsprechscheine sind zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen. 

36
Ein- und ausgehende Schreiben

(1) Soweit der Schriftwechsel von Untersuchungsgefangenen von dem Gericht oder der Staatsanwaltschaft überwacht wird, sind ein- und ausgehende Schreiben unter Verwendung eines Begleitumschlags unverzüglich dorthin zu übersenden. Begleitumschläge zu eingehenden Schreiben sind zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen. 

(2) Schreiben für andere Gefangene sind, wenn eine Überwachung vorgesehen ist, nach erfolgter Überprüfung und Erlaubnis unverzüglich an die Gefangenen auszuhändigen. 

37
Rück- und Nachsenden von Post
(1) Postsendungen, die für entlassene, verlegte und überstellte Gefangene eingehen, sind nachzusenden. Bei Überstellungen ist deren Dauer zu berücksichtigen. Ist die Entlassungsanschrift nicht bekannt oder nicht mehr aktuell, ist die Sendung an den Postdienst zurückzugeben.

(2) Bei der Nachsendung von Post an Entlassene hat die Anstalt dafür Sorge zu tragen, dass die Sendung keinen Hinweis auf die vormalige Freiheitsentziehung enthält. Bei Bedarf ist ein Deckumschlag zu verwenden. 

38
Überhaft

(1) Auf ein Ersuchen, im Anschluss an den laufenden Vollzug eine weitere Freiheitsentziehung zu vollziehen, ist Überhaft im Personal- und Vollstreckungsblatt und in der Fristenkontrolle (Nummer 6) zu vermerken. Der Überhaftvermerk ist zu löschen, wenn das Ersuchen zurückgenommen wird. 

(2) Die Vormerkung und Löschung einer Überhaft sind unter Beifügung eines Vollstreckungsblattes der ersuchenden Behörde, der für die laufende Freiheitsentziehung zuständigen Einweisungsbehörde, wenn weitere Überhaftersuchen vorliegen, auch den hierfür zuständigen Behörden und - bei ausländischen Inhaftierten - der zuständigen Ausländerbehörde sowie – wenn die Aufnahme nach Nummer 23 mitgeteilt wurde - dem zuständigen Jugendamt anzuzeigen. In der Mitteilung über die Vormerkung einer Überhaft an die ersuchende Behörde sind alle vorliegenden Aufnahme- und Überhaftersuchen unter Beifügung eines Vollstreckungsblattes anzugeben. Eine Mitteilung an die ersuchende Behörde unterbleibt, wenn bereits eine entsprechende Aufnahmemitteilung ergeht. 

(3) Bei Gefangenen, die aus dem Ausland zum Zweck der Strafverfolgung, der Strafvollstreckung oder der Unterbringung in der Sicherungsverwahrung nach Deutschland ausgeliefert worden sind, ist bei den Mitteilungen nach Absatz 2 jeweils der Vermerk „Festnahme im Ausland, Grundsatz der Spezialität beachten“ bei dem Verfahren, für das die Auslieferung bewilligt wurde, anzubringen. Dies gilt nicht für die Mitteilungen an die Ausländerbehörde und das Jugendamt. 

(4) Den Gefangenen ist die Vormerkung oder Löschung einer Überhaft schriftlich bekannt zu geben; sie haben die Kenntnisnahme schriftlich zu bestätigen.

39
Vorführung oder Ausführung zu einem Gerichtstermin, Ausantwortung

(1) Werden Gefangene zu einem gerichtlichen Termin aus- oder vorgeführt, ist den begleitenden Bediensteten eine Mitteilung, auch über Auffälligkeiten der Gefangenen, mitzugeben. Im Falle einer Hauptverhandlung oder Haftprüfung ist auf eine sofortige schriftliche Mitteilung über deren Ergebnis zu dringen. Werden nach Erstellung der Mitteilung Auffälligkeiten oder eine Änderung der Haftzeit bekannt, ist das Gericht unverzüglich zu unterrichten. 

(2) Im Falle einer Ausantwortung haben die verantwortlichen Bediensteten sich das Überlassen von Gefangenen durch die Behörde, in deren Gewahrsam die Überlassung erfolgt, schriftlich bestätigen zu lassen. 

(3) Die Anstalt stellt sicher, dass den zuständigen Bediensteten Mitteilungen des Gerichts über Verlauf und Ergebnis des Termins unmittelbar zur Kenntnis gebracht werden.

40
Überstellung

(1) Bei der Überstellung von Gefangenen erhält die aufnehmende Anstalt eine Ausfertigung des Transportscheins sowie des Personal- und Vollstreckungsblattes. 

(2) Werden nach Erstellung der Unterlagen nach Absatz 1 Umstände bekannt, die in diesen Unterlagen aufzuführen wären, sind diese unverzüglich den beteiligten Anstalten mitzuteilen, soweit sie dort zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind. 

(3) Werden Gefangene während der Überstellung in Freiheit entlassen oder erfolgt aus sonstigen Gründen keine Rückführung in die abgebende Anstalt, erhält diese von der Anstalt, in die die Gefangenen überstellt worden sind, eine entsprechende Mitteilung. 

(4) Vor einer Überstellung von Untersuchungsgefangenen ist dem Gericht und der Staatsanwaltschaft Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Ist dies auf Grund von Gefahr im Verzug nicht möglich, ist die Stellungnahme unverzüglich nachzuholen. Bei einer Überstellung aus medizinischen Gründen sind das Gericht und die Staatsanwaltschaft unverzüglich zu unterrichten. Untersuchungsgefangenen ist Gelegenheit zu geben, Angehörige oder eine Vertrauensperson zu benachrichtigen.
 

41
Verlegung

(1) Die Verlegung von Gefangenen ist der Einweisungsbehörde unter Angabe der Gründe bekannt zu geben. Der Ausländerbehörde ist die Verlegung von Gefangenen anzuzeigen, wenn ihr die Aufnahme nach Nummer 23 mitzuteilen war. War die Aufnahme von Gefangenen nach Nummer 23 der Polizei oder dem Jugendamt mitzuteilen, sind diese Behörden auch über die Verlegung zu informieren, wenn die Verlegung in eine Anstalt außerhalb des Landes erfolgt. Die Verlegung minderjähriger Gefangener ist ihren Personensorgeberechtigten mitzuteilen. 

(2)

Die Verlegung von Gefangenen ist von der aufnehmenden Anstalt innerhalb von zwei Wochen an die für den Sitz der aufnehmenden Anstalt zuständige Meldebehörde mitzuteilen, wenn die Aufnahme nach Nummer 24 mitzuteilen war. War die Aufnahme nach Nummer 24 nicht mitzuteilen, erfolgt eine Mitteilung an die Meldebehörde innerhalb von zwei Wochen, wenn die Gefangenen

a) nicht für eine Wohnung im Inland gemeldet sind und der Vollzug der Freiheitsentziehung die Dauer von drei Monaten überschreitet oder

b) für eine Wohnung im Inland gemeldet sind und der Vollzug der Freiheitsentziehung die Dauer von zwölf Monaten überschreitet.

Die Gefangenen sind über die Mitteilung an die Meldebehörde zu unterrichten. Nummer 24 Absatz 2 gilt mit der Maßgabe entsprechend, dass als letzte bekannte Anschrift die Adresse der abgebenden Anstalt und als Aufnahmedatum der Tag des Zugangs in der aufnehmenden Anstalt anzugeben ist. (Fn 1)

(3) Vor einer Verlegung von Untersuchungsgefangenen ist dem Gericht und der Staatsanwaltschaft Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Ist dies auf Grund von Gefahr im Verzug nicht möglich, ist die Stellungnahme unverzüglich nachzuholen. Bei einer Verlegung aus medizinischen Gründen sind das Gericht und die Staatsanwaltschaft unverzüglich zu unterrichten. Untersuchungsgefangenen ist Gelegenheit zu geben, Angehörige oder eine Vertrauensperson zu benachrichtigen. 

(4) Im Fall einer länderübergreifenden Verlegung ist dem aufnehmenden Land zusammen mit dem Verlegungsantrag eine Übersicht über die monetären und nichtmonetären Ansprüche der Gefangenen zuzuleiten.

42
Verbringen in ein Krankenhaus außerhalb des Vollzuges

(1) Werden Gefangene in ein Krankenhaus außerhalb des Vollzugs verbracht, so ist dieses
a)
darauf hinzuweisen, dass, wenn die Vollstreckung der Strafhaft während der Behandlung von Gefangenen unterbrochen oder beendet wird, das Land nur die Kosten derjenigen Leistungen trägt, die bis zur Unterbrechung oder Beendigung der Vollstreckung erbracht sind. Entsprechendes gilt für Untersuchungsgefangene, die während der Behandlung aus der Haft entlassen werden;
b)
zu bitten, der Anstalt mitzuteilen, sobald diese Gefangenen transportfähig sind und in der Anstalt oder im Anstaltskrankenhaus weiter behandelt werden können;
c)
zu bitten, der Anstalt eine Besserung des Befindens mitzuteilen, die eine Flucht möglich erscheinen lässt, wenn auf eine Bewachung allein im Hinblick auf den Krankheitszustand verzichtet wurde.

(2) Bei Gefangenen ist dem Krankenhaus der Entlassungszeitpunkt, sofern er voraussichtlich in die Zeit des Krankenhausaufenthaltes fällt, unverzüglich mitzuteilen. 

(3) Die Verbringung und die Rückkehr sind der Einweisungsbehörde, bei Untersuchungsgefangenen zusätzlich der Staatsanwaltschaft, mitzuteilen. 

(4) Ist anzunehmen, dass die Einweisungsbehörde die Vollstreckung unterbrechen oder den Haftbefehl aufheben oder außer Vollzug setzen wird, so ist ihre Entschließung möglichst herbeizuführen, bevor Gefangene in das Krankenhaus verbracht werden. 

(5) Das Verbringen von Untersuchungsgefangenen in ein psychiatrisches Krankenhaus zur Vorbereitung eines Gutachtens über den psychischen Zustand (§ 81 Strafprozessordnung) und die spätere Rückkehr sind der Einweisungsbehörde anzuzeigen. 

43
Urlaub, Langzeitausgang, Ausgang, befristete Unterbrechung oder Freigang 

(1) Wird Urlaub bzw. Langzeitausgang, Ausgang (mit oder ohne Begleitung), eine befristete Unterbrechung der Strafvollstreckung oder Freigang bewilligt, so ist hierüber eine Bescheinigung auszustellen. Die Rückkehr der Gefangenen ist zu überwachen. 

(2) Eine befristete Strafunterbrechung ist der Einweisungsbehörde, bei jugendlichen Gefangenen auch dem zuständigen Jugendamt und bei minderjährigen Gefangenen zusätzlich den Personensorgeberechtigten mitzuteilen. 

(3) Die Polizei wird über die Gewährung vollzugsöffnender Maßnahmen und einer befristeten Strafunterbrechung im automatisierten Verfahren unterrichtet.

44
Entweichung, sonstiger unberechtigter Aufenthalt außerhalb der Anstalt

(1) Entweichen Gefangene, ist – ohne das Ergebnis einer Verfolgung abzuwarten – sofort die zuständige Polizeidienststelle in geeigneter Weise um Fahndung zu bitten. Dabei sind insbesondere mitzuteilen:
a)
Personalien und Personenbeschreibung,
b)
Wohnort, letzter Aufenthaltsort,
c)
Anschriften der nächsten Angehörigen und von Personen, zu denen enge Beziehungen bestehen,
d)
Angaben über Tat und Urteil oder Tatverdacht,
e)
Ort und Zeitpunkt der Entweichung,
f)
sonstige sachdienliche Hinweise.

Dem Ersuchen ist das aktuellste Lichtbild der entwichenen Person beizufügen.

(2) Die Entweichung ist unter Angabe des Zeitpunktes und der zur Wiederergreifung getroffenen Maßnahmen unverzüglich der Einweisungsbehörde anzuzeigen. Die Anzeige hat per Telefax oder in sonst geeigneter Weise unter besonderer Kenntlichmachung: „Sofort vorlegen!“ zu erfolgen.
War die Aufnahme der entwichenen Person nach Nummer 23 der Polizei, der Ausländerbehörde oder dem Jugendamt mitzuteilen, sind diese Behörden auch über die Entweichung zu informieren. Die Entweichung minderjähriger Gefangener ist den Personensorgeberechtigten mitzuteilen, sofern die Mitteilung das Kindeswohl nicht gefährdet. Führt die unmittelbare Verfolgung oder die von der Anstalt veranlasste Fahndung nicht alsbald zur Wiederergreifung, so sind weitere Maßnahmen der Einweisungsbehörde zu überlassen. 

(3) Halten Gefangene sich - außer im Fall der Entweichung - unberechtigt außerhalb der Anstalt auf (z. B. nicht rechtzeitige Rückkehr von einem Ausgang, Freigang oder von einer Strafunterbrechung), haben unverzüglich die zuständigen Bediensteten eine Entscheidung über Art und Umfang der zu ergreifenden Maßnahmen und über eine Unterrichtung der in Absatz 2 genannten Behörden und der Personensorgeberechtigten Minderjähriger, zu treffen. Soll eine Unterrichtung erfolgen, ist unverzüglich entsprechend Absatz 2 Satz 1 und 2 zu verfahren. 

(4) Eine Rückkehr oder Wiederergreifung ist den in Absatz 1 bis 3 genannten Dienststellen und Personensorgeberechtigten, soweit diesen die Entweichung oder Nichtrückkehr mitgeteilt worden war, unter Angabe des Zeitpunktes sowie der Dauer der Abwesenheit anzuzeigen. Eine Mitteilung nach Satz 1 hat an die Einweisungsbehörde stets zu erfolgen, sofern sich die zu berechnende Strafzeit dadurch verändert. 

45
Mitteilungen über die Unterbringung im offenen Vollzug

Mitteilungen an die Opfer über die Unterbringung im offenen Vollzug erfolgen nach Maßgabe von § 116 Strafvollzugsgesetz NRW und § 99 Sicherungsverwahrungsvollzugsgesetz NRW. 

46
Mitteilungen bei Geburten

(1) Die Geburt des Kindes einer Gefangenen in einer Anstalt ist dem Standesamt nach den gesetzlichen Vorschriften anzuzeigen. In der Anzeige dürfen die Anstalt als Geburtsstätte des Kindes, das Verhältnis des Anzeigenden zur Anstalt und die Inhaftierung der Mutter nicht vermerkt sein. 

(2) Wird ein Kind einer Gefangenen während der Inhaftierung in oder außerhalb der Anstalt geboren, gilt Nummer 11 Absatz 3 entsprechend. 

47
Mitteilungen bei Todesfällen und schweren Krankheitsfällen

(1) Der Tod von Gefangenen ist dem Standesamt nach den gesetzlichen Vorschriften anzuzeigen. In der Anzeige dürfen die Anstalt als Ort des Todes, das Verhältnis des Anzeigenden zur Anstalt und die Freiheitsentziehung der verstorbenen Person nicht vermerkt sein. 

(2) Der Tod von Gefangenen ist der Einweisungsbehörde mitzuteilen. Die Polizei, die Ausländerbehörde und das Jugendamt sind von dem Tode von Gefangenen zu verständigen, wenn die Aufnahme mitzuteilen war (Nummer 23). 

(3) Erkranken Gefangene nach ärztlicher Einschätzung schwer oder versterben sie, wird eine Angehörige, ein Angehöriger, eine gesetzlicher Vertreterin oder ein gesetzlicher Vertreter durch den zuständigen Bediensteten benachrichtigt. Im Fall einer schweren Erkrankung kann von der Benachrichtigung abgesehen werden, wenn dies dem ausdrücklich erklärten Willen der Gefangenen entspricht. Dem Wunsch der Gefangenen, auch andere Personen zu benachrichtigen, soll nach Möglichkeit entsprochen werden, hinsichtlich des Wunsches von minderjährigen Jugendstrafgefangenen insoweit, als Personensorgeberechtigte aus nachvollziehbaren Gründen dem nicht widersprochen haben. 

(4) Erkrankungen Untersuchungsgefangener, die Einfluss auf das Strafverfahren haben können, sind dem Gericht und der Staatsanwaltschaft unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für Erkrankungen Gefangener, für die Untersuchungshaft als Überhaft notiert ist.

Vierter Teil
Entlassung

48
Grundsatz
(1) Gefangene sind zu entlassen, wenn
a)
die Zeit der Freiheitsentziehung abgelaufen ist,
b)
die Einweisungsbehörde, eine ihr übergeordnete Aufsichtsbehörde, ein Gericht oder eine Gnadenbehörde die vorzeitige Beendigung oder unbefristete Unterbrechung der Freiheitsstrafe angeordnet hat,
c)
der Haftbefehl aufgehoben oder außer Vollzug gesetzt worden ist oder das Gericht oder die Staatsanwaltschaft die Freilassung aus der Untersuchungshaft angeordnet hat,
d)
bei Zivilhaft ein weiterer Vollzug nicht mehr zulässig ist,
e)
bei Ersatzfreiheitsstrafe der ausstehende Betrag der Geldstrafe gezahlt ist.

(2) In den Fällen des Absatzes 1 Buchstabe b und c dürfen Gefangene grundsätzlich nur auf schriftliche Anordnung entlassen werden. Die Anordnung muss mit dem Dienstsiegel versehen sein. Dieses kann aufgedruckt sein. Im besonderen Einzelfall steht einer solchen Anordnung ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist, sowie eine telefonisch oder per Telefax übermittelte Anordnung gleich, wenn deren Echtheit vor der Entlassung durch einen unverzüglichen Rückruf bestätigt wird. Der Rückruf und sein Ergebnis sind in den Gefangenenpersonalakten zu vermerken. Sollte bei der anordnenden Stelle trotz unverzüglichen Rückrufs niemand erreicht werden können, wird das oben beschriebene elektronische Dokument oder die telefonisch oder per Telefax übermittelte Anordnung bis zur Klärung, die unverzüglich herbeizuführen ist, nicht ausgeführt. Nach einer aufgrund eines oben beschriebenen elektronischen Dokuments oder telefonisch oder per Telefax ergangenen Anordnung erfolgten Entlassung ist zu überwachen, dass die Anordnung nachträglich schriftlich auf dem Postweg bestätigt wird. 

49
Vorbereitung der Entlassung

(1) Zur Vorbereitung der Entlassung von Gefangenen sind die innerhalb der Anstalt hiervon betroffenen Stellen rechtzeitig zu unterrichten. 

(2) Rechtzeitig mitzuteilen sind die vorgesehenen und festgesetzten Termine für die Entlassung in Freiheit, in eine Einrichtung außerhalb des Justizvollzuges, zur Auslieferung oder Abschiebung
a)
den Ausländerbehörden, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 anzuzeigen war,
b)
dem Jugendamt, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 anzuzeigen war. Liegt der Entlassungszeitpunkt nach Vollendung des 21. Lebensjahres, genügt die Mitteilung über die erfolgte Entlassung (Nummer 51),
c)
dem Disziplinarvorgesetzten der Bundeswehr, wenn Gefangene der Bundeswehr angehören.
d)
bei Minderjährigen den Personensorgeberechtigten.

(3) Soweit aus Zeitgründen erforderlich, können die Mitteilungen nach Absatz 2 auch fernmündlich erfolgen. 

(4) Zur Unterrichtung der Bewährungshilfe bei Entlassungen von Gefangenen in die Freiheit notiert die Vollzugsgeschäftsstelle die in Nummer II.2.3 der AV d. JM vom 28. August 2011 (4430 - IV. 70 und 4263 - III. 19) - JMBl. NRW. S. 276 - genannten Fristen. 

50
Durchführung der Entlassung

(1) Die Entlassung Gefangener in die Freiheit oder in eine Einrichtung außerhalb des Justizvollzuges ist schriftlich zu verfügen. Über die Entlassungsverhandlung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Den Gefangenen ist ein Entlassungsschein auszuhändigen. Ein Doppel ist zu den Gefangenenpersonalakten zu nehmen. Nummer 15 Absatz 6 gilt entsprechend. 

(2) Beim Übertritt ist eine Sachverfügung über die Entlassung zu treffen; sie ist mit der Verfügung nach Nummer 32 Absatz 1 Satz 2 zu verbinden. In der verbüßten Sache ist die Einweisungsbehörde durch eine schriftliche Verbüßungsanzeige zu informieren. 

(3) Sieht die Vollstreckungsbehörde von der Vollstreckung einer Freiheitsstrafe, einer Jugendstrafe, einer Ersatzfreiheitsstrafe oder einer Maßregel der Besserung und Sicherung ab, wenn die Verurteilten wegen einer anderen Tat einer ausländischen Regierung ausgeliefert, an einen internationalen Strafgerichtshof überstellt oder wenn sie aus dem Geltungsbereich der Strafprozessordnung ausgewiesen werden, sind die Gefangenen über die Rechtsfolgen im Falle einer Rückkehr zu belehren, sofern die Pflicht zur Belehrung auf die Anstalt übertragen worden ist. Sind die Gefangenen der deutschen Sprache nicht hinreichend mächtig, ist ihnen zugleich eine Übersetzung in eine ihnen verständliche Sprache auszuhändigen. 

(4) Die Gefangenen sind unmittelbar vor der Entlassung mündlich über die Bedeutung der Aussetzung des Strafrests zur Bewährung (§ 454 Absatz 4 Satz 2 Strafprozessordnung) zu belehren, sofern der Anstalt die Belehrung übertragen ist. Sind die Gefangenen der deutschen Sprache nicht hinreichend mächtig, erfolgt die Belehrung in einer ihnen verständlichen Sprache ggfs. unter Hinzuziehung eines Dolmetschers. 

(5) Wenn Gefangene nur deshalb in eine für sie unzuständige Anstalt verlegt werden, um von dort ausgeliefert, abgeschoben, in die Freiheit entlassen oder in eine Einrichtung außerhalb des Justizvollzuges verbracht zu werden, sind diese als Durchgangsgefangene zu behandeln. Es bedarf weder einer Übersendung der Gefangenenpersonalakten noch einer Aufnahme in der Anstalt, in die die Gefangenen verlegt worden sind. Die Vorbereitung der Entlassung und der Entlassungsunterlagen ist in diesem Fall von der abgebenden Anstalt, die Entlassung selbst von der Anstalt vorzunehmen, in die die Gefangenen verlegt worden sind. Werden in der entlassenden Anstalt Unterlagen zur Entlassung gefertigt oder vervollständigt, sind diese zur Gefangenenpersonalakte an die abgebende Anstalt zu übersenden.

51
Mitteilung der Entlassung

(1) Jede Entlassung von Gefangenen ist der Einweisungsbehörde mitzuteilen. 
(2) Jede Entlassung von Gefangenen in die Freiheit, in eine Einrichtung außerhalb des Justizvollzuges oder zur Auslieferung ist mitzuteilen
a)
der Polizei unter Verwendung der elektronischen Schnittstelle, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 mitzuteilen war,
b)
dem Jugendamt, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 mitzuteilen war und nicht die vorgesehenen und festgesetzten Termine der Entlassung nach Nummer 49 Absatz 2 Buchstabe b) angezeigt wurden sowie bei Minderjährigen den Personensorgeberechtigten, sofern die Mitteilung das Kindeswohl nicht gefährdet,
c)
der für den Sitz der Anstalt zuständigen Ausländerbehörde, wenn die Aufnahme nach Nummer 23 mitzuteilen war,
d)
der Meldebehörde innerhalb von zwei Wochen, wenn die Aufnahme nach Nummer 24 mitzuteilen war; die Mitteilung enthält das Entlassungsdatum und, soweit diese bekannt ist, die Entlassungsanschrift; (Fn 1) die Gefangenen sind über die Mitteilung an die Meldebehörde zu unterrichten,
e)
der Bewährungshilfe und der Führungsaufsichtsstelle, sofern Gefangene nach der Entlassung unter Bewährungsaufsicht oder Führungsaufsicht gestellt sind,
f)
den Opfern, sofern sie dies schriftlich beantragen, ein berechtigtes Interesse an der Mitteilung soweit notwendig glaubhaft darlegen und die betroffenen Gefangenen kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Mitteilung haben,
g)
den Personensorgeberechtigten.

(3) Ist eine Belehrung gemäß Nummer 50 Absatz 3 oder Absatz 4 durch die Anstalt erfolgt, so ist dies in den Fällen des Absatzes 1 und des Absatzes 2 Buchstabe e in der Entlassungsmitteilung zu vermerken.

Fünfter Teil
Gefangenen- und Untergebrachtenpersonalakten

52
Führung und Bestandteile der Gefangenen- und der Untergebrachtenpersonalakte 

(1) Über alle Gefangenen sind Gefangenenpersonalakten zu führen, für die ein grauer Aktendeckel zu verwenden ist. Zu den Gefangenenpersonalakten zählen auch die automatisierten Dateien, soweit sie in einer den papiergebundenen Gefangenenpersonalakten vergleichbaren Weise nach Gefangenen geordnet geführt werden. 

(2) Gefangenenpersonalakten werden bei der Erstaufnahme angelegt. Sie sind mit technischen oder organisatorischen Maßnahmen gegen unbefugten Zugang und Gebrauch zu schützen. Der Verbleib der Gefangenenpersonalakte ist nachzuweisen. Im Übrigen gelten die einschlägigen Datenschutzvorschriften. 

(3) Werden Gefangenenpersonalakten vorübergehend versandt, so sind Notakten zumindest mit einem aktuellen Personal- und Vollstreckungsblatt anzulegen, in denen auch die anfallenden Schriftstücke gesondert zu sammeln sind. Nach Rückkehr der Akten sind die Notakten aufzulösen. Bei Durchgangshaft und Überstellungen reichen als Personalunterlagen in der Regel der Transportschein zusammen mit dem Personal- und Vollstreckungsblatt aus. 

(4) Beim Einsatz von automatisierten Verfahren ist der aktuelle Datenbestand bei Bedarf auszudrucken und in den Gefangenenpersonalakten abzuheften. 

(5) Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die Gefangenen beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten (z.B. Gesundheits-, Gutachten-, Behandlungsakte, Verwaltungsvorgänge) gehören. Vorgänge, die sich nicht auf Disziplinarvorgänge oder die Sicherheit oder Ordnung der Anstalt beziehen (z.B. Vollzugsplanungen, Gewährung vollzugsöffnender Maßnahmen) können in einer Teilakte geführt werden. Die Bildung von Teilakten ist auf dem Aktendeckel der Gefangenenpersonalakte zu vermerken. Im Rahmen der Sicherheitsanfrage gemäß § 109 Strafvollzugsgesetz NRW gewonnene personenbezogene Daten sind in gesonderten Akten zu führen. 

(6) In die Gefangenenpersonalakten werden nach folgender Ordnung aufgenommen:

1. Heftnadel: 

Unterlagen über die persönlichen Daten der Gefangenen, hierzu zählen insbesondere die Formblätter
       -    Personalblatt
       -    Vollstreckungsblatt
       -    Aufnahmeverhandlung
       -    Aufnahmeverfügung
       -    Personenbeschreibung
       -    Ergebnis ärztlicher Untersuchungen
       -    Zugangsgespräch/Aufnahmegespräch
       -    Unterlagen und Ergebnisse des Diagnoseverfahrens, über die Erstellung und Fortschreibung
            des Vollzugs- und Eingliederungsplans
       -    Übersicht über Vollzugsmaßnahmen
       -    Abwesenheitsnachweis
       -    Belehrungen nach den gesetzlichen Vorschriften
       -    Übersicht über monetäre und nichtmonetäre Ansprüche

2. Heftnadel: 

Vollstreckungsunterlagen;

hierzu zählen insbesondere Überhaftersuchen, Strafzeitberechnungen, Entscheidungen über eine Herausnahme aus dem Jugendstrafvollzug, Entscheidungen über vorzeitige Entlassungen, Entlassungsersuchen, Absehen von der weiteren Vollstreckung gemäß § 456a Strafprozessordnung mit Belehrung, Beschlüsse und Belehrungen über die Führungsaufsicht gemäß § 68 Strafgesetzbuch, Unterlagen zur Elektronischen Aufenthaltsüberwachung 

3. Heftnadel: 

sonstige Schriftstücke in der Reihenfolge ihres Entstehens, insbesondere Anträge, Disziplinarverfahren und Ahndung von Pflichtverstößen. 

(7) Schriftstücke der Nadel 2 sind getrennt nach jeder Haftsache unter Verwendung eines mit der laufenden Nummer des Vollstreckungsblattes versehenen Trennblattes, in der Reihenfolge ihres Eingangs abzulegen. Eingehende Schriftstücke werden fortlaufend unter der jeweiligen Haftsache abgelegt. Jede Haftsache erhält in der Reihenfolge ihres Eingangs eine römische Ziffer. Alle sich auf diese Haftsache beziehenden Schriftstücke werden mit dieser römischen Ziffer und einer fortlaufenden arabischen Ziffer versehen.

Unter einem Trennblatt „weitere Verfahren“ können Schriftstücke geführt werden, die sich nicht auf eine in der Vollstreckung befindliche Sache beziehen (z.B. Ermittlungsverfahren, Strafverfahren ohne Aufnahmeersuchen, Strafanzeigen).

Schriftstücke der Nadel 3 sind mit fortlaufenden arabischen Ziffern zu foliieren.

Wird es erforderlich, einen weiteren Band anzulegen, so ist das unter der ersten und zweiten Heftnadel abgeheftete Schriftgut in den neuen Band umzuheften. Die 3. Heftnadel sollte 250 Blatt nicht überschreiten.

Die Foliierung ist stets in roter Farbe vorzunehmen. 

(8) Mit Übertritt in die Sicherungsverwahrung ist eine gesonderte Untergebrachtenpersonalakte anzulegen, für die ein Aktendeckel in anderer Farbe zu verwenden ist. Auf Untergebrachtenpersonalakten sind die Regelungen zur Gefangenenpersonalakte entsprechend anzuwenden, soweit nichts anderes bestimmt ist. 

53
Fortführung und Verbleib der Gefangenenpersonalakten

(1) Werden Gefangene verlegt, sind die Gefangenenpersonalakten an die aufnehmende Anstalt abzugeben. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummer 50 Absatz 5. 

(2) Die aufnehmende Anstalt hat die Gefangenenpersonalakten mit Ausnahme des Personal- und Vollstreckungsblatts fortzuführen. Das neue Personalblatt ist auf der ersten Heftnadel als erstes Blatt abzuheften. 

(3) Die bei einer Überstellung dem Transportschein beigefügten Unterlagen (vgl. Nummer 33 Satz 1) werden nach Rückkehr in die Stammanstalt vernichtet. Neu hinzugekommene andere Schriftstücke, die beim Rücktransport in die Stammanstalt mitzugeben sind, werden dort zu den Gefangenenpersonalakten genommen. Verzögert sich bei einer Überstellung der Weitertransport oder die Rückführung, so sind bei Bedarf die Gefangenenpersonalakten bei der Stammanstalt anzufordern und fortzuführen. Wird bei zur Auslieferung überstellten Gefangenen die Gefangenenpersonalakte angefordert, wird diese nach Entlassung an die absendende Anstalt zurückgegeben. 

(4) Verlassen Gefangene endgültig die Anstalt, so werden die Gefangenenpersonalakten weggelegt, es sei denn, dass sie von einer anderen Anstalt fortzuführen sind. 

Sechster Teil
Elektronische Erfassung personenbezogener Gefangenendaten

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Übersicht 

(1) Personenbezogene Gefangenendaten werden in BASIS-Web erfasst. 

(2) In BASIS-Web werden insbesondere erfasst:
a)
die Personalstammdaten der Gefangenen,
b)
die Veränderungen im Bestand (Bewegungsdaten),
c)
die Disziplinarmaßnahmen,
d)
die (konfliktregelnden) erzieherischen Maßnahmen im Jugendvollzug,
e)
die besonderen Sicherungsmaßnahmen,
f)
Ausführungen,
g)
Außenbeschäftigung,
h)
Ausgänge und Begleitausgänge,
i)
Freigänge,
j)
die Urlaube und Langzeitausgänge,
k)
die Entweichungen.

55
Personalstammdaten Gefangener 

Die Personalstammdaten der Gefangenen sind unverzüglich am Tage der vorläufigen Aufnahme in BASIS-Web einzutragen. Mit der Eintragung erhalten die Gefangenen eine Buchungsnummer. Die Eintragung im Transportbuch (Nummer 11 Gefangenentransportvorschrift) bleibt unberührt. 

56
Veränderungen im Bestand 

(1) Zu erfassen sind Datum und Uhrzeit von vorläufige Aufnahme, Aufnahme sowie Zugang, Abgang, Austritt und Entlassung. 

(2) Die Weiterbeförderung von Durchgangsgefangenen am Tag des Zugangs und die Überstellung von Gefangenen, die noch am selben Tag zurückkehren, sind in BASIS-Web einzutragen. 

57
Frühbericht 

Die Zusammensetzung des Gefangenenbestandes ist täglich für den Frühbericht zu fertigen und der Anstaltsleitung sowie den von ihr bestimmten Bediensteten in geeigneter Weise zugänglich zu machen. 

Siebter Teil
Justizvollzugsstatistik 

58
Aufbau und Umfang 

Die Justizvollzugsstatistik besteht aus folgenden Tabellen: 

StV 1     Bestand, Aufnahmen und Austritte der Gefangenen nach Anstalten pro Monat (Monatsstatistik),

StV 2     Gefangene nach Alter sowie nach Art und Dauer des Vollzuges,

StV 3     Gefangene nach Art des Vollzuges, Alter sowie nach Familienstand, Staatsangehörigkeit, Zugehörigkeit zu einer Religion/Weltanschauungsgemeinschaft und Wohnsitz,

StV 4     Gefangene nach Art und Häufigkeit der Vorstrafen sowie nach Wiedereinlieferungsabständen,

StV 5     Gefangene nach der strafbaren Handlung und nach Art der Strafen und Maßregeln der Besserung und Sicherung,

StV 6     Entweichungen,

StV 7     Urlaube und Langzeitausgänge

StV 8     Ausgänge und Begleitausgänge,

StV 9     Freigänge,

StV 10  Disziplinarmaßnahmen, erzieherische Maßnahmen, Tätlichkeiten Gefangener gegen Bedienstete oder Mitgefangene,

StV 11  Besondere Sicherungsmaßnahmen,

StV 12  Todesfälle. 

59

Tabelle StV 1 (Monatsstatistik)

Die Daten der Monatsstatistik werden aus BASIS-Web dem Datenauswertungszentrum der Justiz Nordrhein-Westfalen (im Folgenden DAZ) übermittelt. Die Monatsdaten werden sodann zunächst dem für Justiz zuständigen Ministerium als Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt. Nach erfolgter Prüfung auf Validität gibt dieses die Monatsdaten anschließend für das DAZ frei. Das DAZ übermittelt die geprüften Daten an das Statistische Bundesamt (destatis). (Fn 1)

60
Übersicht Gefangenendaten, Tabellen StV 2 bis StV 5 (Stichtagserhebung) 

Die Daten Gefangener, die sich mit Ablauf des 31. März des Jahres im Justizvollzug befinden oder zu diesem Zeitpunkt vorübergehend abwesend sind, werden in der Übersicht Gefangenendaten erfasst. Diese wird dem Landesbetrieb IT-NRW zur Erstellung der Tabellen StV 2 bis StV 5 bis zum vierten Werktag des Monats April übermittelt. Die Daten werden außerdem dem DAZ übermittelt. 

61
Tabellen StV 6 bis StV 12 (Jahresstatistik) 

Die Daten der Jahresstatistik werden aus BASIS-Web dem DAZ übermittelt. Dieses stellt die Tabellen StV 6 bis StV 12 der Aufsichtsbehörde bis zum 20. (Fn 1) Januar des Folgejahres zur Verfügung. 

Achter Teil
Aufenthalt auf freiwilliger Grundlage 

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Aufnahme oder Verbleib auf freiwilliger Grundlage 

(1) Bei Aufnahme oder Verbleib auf freiwilliger Grundlage tritt an die Stelle des Aufnahmeersuchens ein Antrag der oder des früheren Gefangenen oder Untergebrachten in Verbindung mit den früheren Vollstreckungsunterlagen. Eine wiederholte Aufnahme ist zulässig. In BASIS-Web erfolgt die Erfassung als Durchgangshaft mit einem Hinweis auf die Aufnahme auf freiwilliger Grundlage. 

(2) Auf ihren Antrag ist den aufgenommenen Personen zu gestatten, die Anstalt unverzüglich zu verlassen. 

(3) Im Übrigen sind die Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entsprechend anzuwenden, soweit nicht Eigenart und Zweck des Aufenthalts in der Anstalt auf freiwilliger Grundlage entgegenstehen. 

Neunter Teil
Schlussvorschriften 

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In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten 

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Januar 2018 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung vom 12. November 2008 (1464 – IV B. 1) – JMBl. S. 277 –, zuletzt geändert durch Allgemeine Verfügung vom 16. September 2011 (1464 – IV B. 1) – JMBl. S. 313 –, mit Wirkung zum 1. Januar 2018 außer Kraft.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch AV d. JM v. 15. Juni 2021 (1464 - IV. 1) - JMBl. NRW S. 235 -. Diese Allgemeinverfügung tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.