Ist eine beglaubigte Abschrift ein Original?

Wer die Ausfertigung einer Urkunde in den Händen hält, der wird behandelt, als sei er im Besitz des Originals, der "Urschrift" einer Urkunde.

Die beglaubigte Fotokopie (oder "Abschrift", wie sie bei uns genannt wird) der gleichen Urkunde erlaubt hingegen nur den Blick in die Vergangenheit: Sie bezeugt, dass das Original zu einem bestimmten Zeitpunkt mit diesem Inhalt existierte. So wie ein Foto von Ihnen nur darüber Auskunft gibt, wie sie zum Zeitpunkt der Aufnahme aussahen. Mehr jedoch nicht.  

Warum der Unterschied? 

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Nehmen wir als Beispiel die Vollmacht. Wer nachweisen möchte, dass er eine Vollmacht hat, also für einen anderen handeln darf, der muss entweder das Original vorlegen oder aber eine Ausfertigung (wenn die Vollmacht notariell beurkundet wurde).

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Will man nur nachweisen, dass eine Vollmacht zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen hat (etwas beim Abschluss eines Kaufvertrages), so genügt eine an diesem Tag erstellte beglaubigte Abschrift.

Da die Vollmacht danach aber widerrufen worden sein kann, was am wirksamen Kaufvertrag übrigens nichts ändert, sagt die beglaubigte Abschrift der Vollmacht nichts über deren Fortbestand aus. Das kann nur die Ausfertigung - die nämlich im Falle des Widerrufs an den Vollmachtgeber zurückgegeben werden muss.

Was macht der Notar?

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Bei der beglaubigten Abschrift fertigt der Notar eine Kopie des von Ihnen mitgebrachten Originaldokumentes (z.B. ein Zeugnis oder eine Geburtsurkunde) oder einer vom Notar erstellten Urkunde (z.B. ein Kaufvertrag oder ein Testament) und fügt dieser Kopie einen von ihm unterschriebenen Beglaubigungsvermerk hinzu.

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Bei einer einzigen Seite findet sich dieser Vermerk mit einem Farbdrucksiegel (Sie würden sagen: Notarstempel) direkt auf der Kopie, bei mehreren Seiten werden die Kopien und der Vermerk geöst, genäht und mit einem notariellen Prägesiegel versehen.

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Der Notar kann solche Abschriften auch digital mit dem gleichen Beweiswert wie die Papierfassung erstellen. Sie sind dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars versehen. Auf diesem Wege werden alle Dokumente übrigens an das Handelsregister und zunehmend auch an die Grundbuchämter übermittelt.

Was geht nicht?

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Keine beglaubigte Abschrift können wir von Dokumenten erstellen, die selbst nur einfache Kopien des Originals sind. Wenn Sie bis hierin gelesen haben, wissen Sie auch genau, warum.

Was kostet das?

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Jede beglaubigte Abschrift kostet wenigstens € 11,90. Darin enthalten sind bereits zehn kopierte Seiten. Jede weitere Seite kostet weitere € 1.19.

Brauche ich einen Termin?

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Beglaubigte Abschriften können wir nur in dringenden Ausnahmefällen ohne Termin fertigen, wenn Sie kurz vorher anrufen und etwas Zeit mitbringen (das Ösen und Nähen und Siegeln dauert) und der Notar nicht gerade auf einem Auswärtstermin ist. Besser ist es, einen Termin telefonisch oder per Mail zu vereinbaren.

Checklisten für Ihre Vorbereitung

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• Beglaubigte Abschrift eines Dokumentes

• Beglaubigte Abschrift einer Urkunde, an der ich beteiligt bin/war

Bei wem melde ich mich für einen Termin?

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Rufen Sie für beglaubigte Abschriften von Dokumenten einfach in unserer Zentrale bei Herrn Top an: 040 - 248 22 040.

Die Ausfertigung einer notariellen Urkunde ersetzt im Rechtsverkehr das Original, welches in der Regel beim Notar verbleibt. Die beglaubigte Abschrift ist dagegen nur eine Kopie der Originalurkunde und der Notar bestätigt durch die Beglaubigung, dass diese dem Original entspricht. Ist eine Urkunde somit im Original erforderlich, wie beispielsweise bei Vollmachten, dann reicht eine beglaubigte Abschrift nicht aus, sondern es ist eine Ausfertigung nötig.

Von der Ausfertigung zu unterscheiden ist die „beglaubigte Abschrift“ oder „beglaubigte Ablichtung“ („beglaubigte Fotokopie“). Trotz ihrer notariellen oder behördlichen Beglaubigung bleiben sie eine Abschrift bzw. Ablichtung ohne die Beweiskraft und Erklärungswirkung, die nur die Ausfertigung hat; es fehlt an der „Niederschrift“. Erst recht stellen einfache Lichtbildkopien (Fotokopien) im juristischen Sinne keine Ausfertigung dar, weil es an der Beglaubigung und wiederum der „Niederschrift“ fehlt. Deshalb ist beispielsweise die notarielle Annahmeerklärung zu einem Vertragsangebot dem anderen Vertragspartner (Anbieter) erst dann im Rechtssinne zugegangen, wenn ihm eine Ausfertigung der Annahmeerklärung zugegangen ist. Der Zugang einer beglaubigten oder gar einfachen Ablichtung genügt nicht. Nur die Ausfertigung entfaltet Rechtswirkungen etwa beim Zugang oder Beginn von Rechtsmittelfristen.

Zur Ausfertigung von Gesetzen siehe Gesetzgebungsverfahren.

Bei der Abschrift handelt es sich allgemein um eine inhaltsgleiche (identische), also wortgetreue Vervielfältigung eines Schriftstücks, speziell im Rechtsverkehr um die behördlich oder notariell bestätigte gleich lautende Wiedergabe einer Originalvorlage.

Abschriften werden benötigt, wenn das Original nicht in Umlauf gebracht wird, nicht verfügbar ist oder mehreren Beteiligten ein bestimmter Vorgang gleichzeitig bekannt gemacht werden soll. Abschriften (abgeleitet von „Abschreiben“) von papiergebundenen Urkunden erfolgten früher durch das Abschreiben der Urschrift in Handschrift oder mit Schreibmaschine, bis die Fotokopie erfunden wurde. In diesen Abschriften war stets die Unterschrift oder eine Namenszeichnung durch „gez. (Name)“ kenntlich zu machen. Die Abschrift einer privatschriftlichen Urkunde durch eine fremde Handschrift oder durch Schreibmaschine veränderte auch das optische Bild des Originals. Das Erfordernis einer optischen Übereinstimmung wurde seit jeher nicht als notwendige Voraussetzung einer beglaubigten Abschrift angesehen.

Nachdem die Möglichkeit bestand, Lichtbilder und Fotokopien herzustellen, wurde unter Hinweis auf den Wortsinn „Abschrift“ die Verwendung von Fotokopien für die Erstellung von beglaubigten Abschriften bezweifelt. Eine Verordnung vom 21. Oktober 1942[1] mit dem Titel „Verordnung zur Vereinfachung des Verfahrens auf dem Gebiet des Beurkundungsrechts“ stellte erstmals klar, dass die Erstellung einer beglaubigten Abschrift durch Lichtbild statthaft ist. Mit der Einführung von Fotokopien bestand bei der Justiz und den Notaren zunächst eine Unsicherheit darüber, ob die Verwendung bei der Fertigung von Abschriften überhaupt zulässig sei.[2] Mit dem Beurkundungsgesetz vom 28. August 1969 wurde dieser Streit durch die Neufassung des § 39 BeurkG beendet. Dort wird die „Abschrift“ gesetzlich definiert: „Bei der Beglaubigung von Abschriften, Abdrucken, Ablichtungen und dergleichen (Abschriften) …..“. Ablichtung ist seitdem der juristische, in der Umgangssprache selten benutzte Ausdruck für eine fototechnische Vervielfältigung. Mit dieser Formulierung hat der Gesetzgeber zudem verdeutlicht, dass es ihm nicht auf die Technik der Herstellung einer Abschrift ankommt, sondern auf das Kriterium der inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original. Mit der Wortwahl „und dergleichen“ hat der Gesetzgeber zudem weitsichtig sogar technische Weiterentwicklungen wie die nunmehr mögliche beglaubigte elektronische Abschrift zugelassen.

Man unterscheidet im Rechtsverkehr die einfache (unbeglaubigte), die beglaubigte Abschrift und die beglaubigte elektronische Abschrift. Zweck der beglaubigten Abschrift ist es, dass in ihr der Notar die inhaltliche Übereinstimmung einer bestimmten Abschrift mit einer bestimmten Hauptschrift bestätigt.[3] Die optische Übereinstimmung wird nicht verlangt. Die Beweiskraft einer beglaubigten Abschrift ist höher als die einer unbeglaubigten einfachen Abschrift.

Behörden dürfen amtlich nur dann Abschriften beglaubigen, wenn das unterschriebene Original von einer Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift zur Vorlage bei einer anderen Behörde benötigt wird. Dann wird mit Dienstsiegel und Unterschrift bestätigt, dass das Original vorgelegen hat und die Abschrift inhaltlich hiermit übereinstimmt. Diese amtliche Beglaubigung ist jeweils nur für die Vorlage bei einer Behörde gültig, die in dem Beglaubigungsvermerk genannt werden muss. Maschinell erstellten amtlichen Dokumenten (nicht unterschriebene Bescheide) fehlen die Echtheitsmerkmale eines Originaldokuments und können nicht beglaubigt werden. Ist durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten, so ist eine amtliche Beglaubigung ausgeschlossen. Bei bestimmten registerlichen Dokumenten (Personenstandsurkunden, Auszüge aus dem Vereinsregister, Grundbuchauszüge) bleibt die Beglaubigung mithin den ausstellenden Behörden vorbehalten.

Steht die Übereinstimmung einer lesbaren, unbeglaubigten Schriftstückskopie nach der freien Überzeugung des Gerichts mit dem Original fest, dann kann damit auch ein Urkundenbeweis erbracht werden.[11] Soweit bei Vorlage der Schriftstückskopie keine Zweifel an der Echtheit und Unverfälschtheit des Originals oder der Reproduktion, insbesondere wegen Fehlens eines entsprechenden Parteivortrags, bestehen, ist die Aussagekraft der Kopie – verglichen mit der des Originals – gleichwertig, denn, dass die unbestritten echte Erklärung den lesbaren und keinen anderen Inhalt enthält, lässt sich einer Kopie so gut wie einem Original entnehmen.[12]

Vor Erfindung des Buchdrucks waren Abschriften von ganzen Büchern üblich. Wird bei der Kopie das verwendete Schriftsystem gegenüber der Vorlage geändert, so spricht man üblicherweise nicht von einer Abschrift, sondern von einer Umschrift bzw. Transkription.

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